Fragen, Fragen, nichts als Fragen …
Ich predige mir selbst, meinen Mitarbeitern und gern auch Ihnen immer und immer wieder, dass man den Ablauf einer Veranstaltung immer und immer wieder in der Vorbereitungsphase durchgehen soll – um nichts zu vergessen und an jede Eventualität zu denken. Deshalb tun wir das heute mal gemeinsam und gehen den Ablauf einer exemplarischen Musterveranstaltung mit fiktiven Zeiten gemeinsam durch. Tun Sie dies in jedem Fall immer schriftlich! Und teilen Sie mögliche Änderungen allen Beteiligten umgehend mit. So weiß zum einen jeder, was er zu tun und zu lassen hat, und Sie haben gleichzeitig jederzeit eine aktuelle Liste mit offenen Fragen und Aufgaben zur Hand:
17.00 Uhr Beginn Einlass / Die ersten Gäste erreichen den Veranstaltungsort:
· Ist der Aufbau vor und in der Location spätestens um 16.30 Uhr abgeschlossen, so dass genügend Zeit bleibt für ein Briefing und der erste Gast nicht in ein improvisiertes Durcheinander gerät? Wer informiert vor Veranstaltungsbeginn Einlass- und Garderobenkräfte sowie Servicepersonal über den Ablauf der Veranstaltung, damit alle Beteiligten jederzeit mögliche Fragen der Gäste beantworten können? Wer übernimmt die Begehung des Veranstaltungsortes mit Hostessen und Sicherheitspersonal, damit alle die Wege des Gastes und mögliche Fluchtwege kennen?
· Wo parken Gäste ihren PKW? Können Taxis direkt zum Eingang vorfahren? Ist der Veranstaltungsort auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu erreichen? Wenn Sie die Antworten auf diese Fragen haben: Wissen Ihre Gäste das auch?
· Ist der Veranstaltungsort ausreichend und der Veranstaltung angemessen beschildert und somit für Gäste von außen als solcher zu erkennen?
· Macht es der Rang bestimmter Gäste erforderlich, dass Personen beim Aussteigen aus dem Auto helfen?
· Wie weisen sich die Gäste als „zugelassene Gäste“ aus? Reicht das Vorzeigen einer Einladung oder müssen sie ihren Namen nennen oder gar einen Ausweis vorzeigen? Sind genügend Gäste-Counter vorhanden, damit keine unnötigen Wartezeiten entstehen? Sind die Gästelisten so vorbereitet (Sortierung), dass die Hostessen Namen schnell darauf finden? Sind potentielle VIPs auf der Gästeliste markiert? Sollte ein Vertreter (z.B. Geschäftsleitung) des einladenden Unternehmens am Eingang persönlich die Gäste begrüßen? Wer kann am Einlass eine Entscheidung treffen, wenn Gäste erscheinen, die nicht auf der Gästeliste stehen? Sind Security-Kräfte notwendig?
· Findet der eintreffende Gast allein vom Gäste-Counter zur Garderobe oder muss dies ausgeschildert werden? Steht ausreichend Personal an der Garderobe zur Verfügung, damit auch hier keine unnötigen Wartezeiten entstehen? Ist ausreichend Platz für die Garderobe – Taschen nicht vergessen – vorhanden? Sind Garderobenmarken vorhanden?
· Stehen Hostessen mit einem ersten Getränk bereit, nachdem der Gast seine Garderobe abgegeben hat?
· Findet sich der Gast selbstständig in der Location zurecht, d.h. findet er zur Bar, zum Buffet und zur Toilette?
· Kann der früh erscheinende Gast bereits etwas essen oder trinken? Wenn nicht, ist ein Aufbau des Buffets in Anwesenheit erster Gäste logistisch möglich und angemessen?
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Wer hat den Hut auf?
Ähnlich detailliert werden wir im nächsten Teil (10) die noch folgenden Programmpunkte durchgehen. Die wichtigste Frage ist jedoch: Wer hat während der unmittelbaren Vorbereitung vor Ort und der eigentlichen Veranstaltung sowie der Abbauphase den Hut auf?
Was bei Film und Fernsehen der Aufnahmeleiter ist, übernimmt im Veranstaltungsbereich der Zeremonienmeister. Bestimmt gibt es hierfür auch eine neudeutsche oder englische Bezeichnung, aber Zeremonienmeister finde ich persönlich sehr hübsch. Ernennen Sie Ihren Zeremonienmeister so früh wie möglich noch während der Organisationsphase, da er (oder sie) die Hintergründe für bestimmte Entscheidungen kennen sollte, um bei spontanen Problemen vor Ort zu wissen, was möglich ist und eine entsprechende Lösung anzuordnen.
Ihr Zeremonienmeister sollte also wesentlich mehr über die Veranstaltung wissen als auf dem Ablaufplan steht. Er fungiert auf der Veranstaltung wie ein unsichtbarer Gastgeber, der dafür Sorge trägt, dass alles reibungslos verläuft und niemals ein Gast den Eindruck hat, etwas würde nicht funktionieren. Er ist derjenige, der von allen vor Ort umgehend bei Problemen oder Fragen informiert wird und der einzige, der eine für alle verbindliche und schnelle Entscheidung trifft.
Wenn Sie auf einen solchen Veranstaltungsleiter verzichten, kann jede defekte Glühbirne im Chaos enden. Es versteht sich von selbst, dass der Zeremonienmeister die Handynummern aller Beteiligten griffbereit hat und jeder Beteiligte die Handynummer vom Zeremonienmeister. Wenn Sie stressresistent sind und über Improvisationstalent verfügen, können Sie diese Aufgabe natürlich auch selbst übernehmen, denn am Ende wird niemand die Veranstaltung im Detail so kennen, wie Sie selbst. Wenn Sie die Aufgabe allerdings an jemand anderen delegieren, tun Sie sich selbst und Ihrem Zeremonienmeister einen Gefallen: Halten Sie sich raus!
Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>
Über die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.