Newsletter

Die gute Veranstaltung, Teil 5

Das große Fressen – im fünften Teil ihrer Serie erklärt Thea Wulff, Leiterin für Personalentwicklung und Unternehmenskommunikation der GrundyUFA, was Käsespieß-Kugeln und Mett-Igel mit einem gelungenen PR-Event zu tun haben … oder eben nicht.

1. Trends sind unwichtig!

Ich kann mich an eine Zeit erinnern, da war eine Käsespieß-Kugel total obermäßig cool und zwingend notwendig für ein erfolgreiches Partybuffet. Ich war ungefähr sechs Jahre alt, als dieser Trend die Kindergeburtstagsszene überrollte. Also nervte ich meine Mutter wochenlang mit ausführlichen Konzeptbesprechungen zum Catering meiner Geburtstagsparty und sollte schließlich meine Käsespieß-Kugel auch bekommen. Das Problem war nur: Sandra, Yvonne, Nadine, Katrin, Peter und Sven hatten lange vor mir Geburtstag und bereits mit einer Käsespieß-Kugel ihre Gäste beeindruckt. Als ich dann endlich an der Reihe war, waren Käsespieß-Kugeln total öde und out. Ein kompletter Reinfall. Die Geschichte hätte sich mehrfach wiederholen können. Mit Hackfleischigeln, Kaviar-Eiern oder auch mit in Essig ertränkten Mozzarella- und Tomatenscheiben. Was wir daraus lernen? Es gibt vieles, was man bei der Auswahl des Essens für eine Veranstaltung beachten sollte. Vermeintlich aktuelle Trends gehören nicht dazu.

— Textanzeige —
„über den Roten Teppich an die Bar“ – das medienrot-eBook zu diesem Artikel: Sommerfest, Presse-Event oder Opas 90ster – Sie müssen die perfekte Veranstaltung organisieren und wollen mit Event-Dienstleistern auf Augenhöhe verhandeln? Dann hilft Ihnen der medienrot-Leitfaden „Über den Roten Teppich an die Bar“. Ab sofort finden Sie es in den bekannten eBook-Stores.
Amazon Kindle, Apple iBooks, Kobo Books, Google Play Store

Wenn Sie nicht zufälligerweise Jamie Oliver heißen, sollten Sie die Auswahl und Konzeption des Caterings echten Profis überlassen. Dennoch sollten Sie als Vertretung des Gastgebers über einige Punkte im Vorfeld nachdenken. Bevor wir die Frage nach dem „Was?“ beantworten, sollte erst mal das „Wie?“ geklärt werden. Denn ob Sie sich am Ende für ein Menü, Buffet oder Flying-Buffet entscheiden, hängt von verschiedenen Faktoren ab:

2. In welchem Rahmen findet die Veranstaltung statt?

Je lockerer der Abend werden soll, desto mehr spricht gegen ein gesetztes Menü. Ein solches setzt eine festgelegte Tischordnung voraus und bindet die Gäste auch gern für ein paar Stunden an ihren Stuhl. Lockerer Smalltalk mit verschiedensten Personen ist somit erst nach dem eigentlichen Dinner möglich. Auch wenn ich im Folgenden noch einige Punkte aufzählen werde, die gegen ein gesetztes Essen sprechen, bin ich nicht grundsätzlich dagegen. Allerdings meine ich, dass ein Menü nur bei einer sehr gehobenen Veranstaltung mit entsprechendem Rahmenprogramm (z.B. Preisverleihung) angemessen ist.

3. In welcher Location findet die Veranstaltung statt?

Ein Menü ist auch nur dann möglich, wenn Sie auch wirklich für jeden Gast einen festen Sitzplatz zum Essen ermöglichen können. Erfahrungsgemäß verwaisen die Tische nach dem Ende der Verköstigung, weil Menschen eben lieber im Stehen plaudern oder auf der Tanzfläche ihre Glieder schütteln. Der Veranstaltungsort hat dann schnell den Charme eines deprimierenden Highschool-Jahrgangstreffens, bei dem sich einzelne Menschen allein an „abgefressenen“ Tischen langweilen. Alternativ kann man natürlich das Menü bzw. den offiziellen Teil der Veranstaltung in einem separaten Raum oder Saal ausrichten und zu späterer Stunde in eine andere Räumlichkeit für den Party-Teil des Abends bitten. Sollten Sie sich trotz all‘ meiner Vorbehalte für ein Menü entscheiden, denken Sie auf jeden Fall daran, dass es tatsächlich Menschen geben soll, die z.B. kein Fleisch essen und ein Menü in jedem Fall mehr Service-Personal und damit höhere Personalkosten nach sich zieht.

Die Anzahl und Art der vorhandenen Sitzplätze sollten Sie auch bei der Zusammenstellung des Buffets im Hinterkopf haben. Ich kann mich an eine pompöse Weihnachtsfeier erinnern, die allen nur deshalb im Gedächtnis geblieben ist, weil fast niemand etwas essen konnte. Das lag nicht etwa am schlechten Essen – es gab Gans mit allen Beilagen, die man sich nur wünsche konnte. Das Problem war, dass für rund 500 Gäste ausschließlich 30 Sofas mit Couchtischen als Sitzgelegenheiten zur Verfügung standen. Deshalb: Wenn nicht mindestens die Hälfte der Gäste gleichzeitig sitzen oder wenigstens an Stehtischen verweilen kann, gehören auf ein Buffet ausschließlich Dinge, die nicht geschnitten oder mit einem Messer geschoben werden müssen!

Mit der Frage „Ist das Essen auch praktisch essbar?“ kann man natürlich auch kreativ umgehen: Damen in Abendkleidern finden es nicht besonders prickelnd, wenn Nudeln und eine grandiose Auswahl an Soßen auf sie wartet. Wenn am Eingang aber bunte Kleckerlätzchen verteilt werden, die dann auch alle tragen, könnte die Sache schon wieder Charme haben.

4. Woher und wann kommen Ihre Gäste?

Ebenfalls wichtig für die Auswahl des Essens ist die Uhrzeit, zu der Sie Ihre Gäste erwarten. Wenn diese zu einem Großteil direkt aus dem Büro kommen, sollte das Catering mindestens ein Abendbrot ersetzen. Wer dagegen erst zu 22 Uhr einlädt, kann seine Gäste auch mit ein paar Häppchen glücklich machen. Wenn Sie jetzt an Flying-Buffet denken – also Servicekräfte, die mit kleinen Köstlichkeiten auf dem Tablett umherschwirren – gehen Sie noch mal zurück zu Frage 2 in diesem Text. Natürlich können Sie mit einer Bewirtung dieser Art viel Platz sparen, weil Sie keine Tische für das Buffet brauchen. Allerdings wird garantiert niemand satt, wenn Ihre Veranstaltung so überfüllt ist, dass für die Servicekräfte kein Durchkommen ist.

5. Der Mitternachtssnack

Fragen Sie mich nicht warum, aber um Mitternacht entscheidet sich vieles. Entweder Ihre Veranstaltung löst sich ab jetzt so langsam auf oder es geht jetzt erst richtig los. Wenn Sie letzteres im Sinn haben, ist nun der richtige Zeitpunkt für einen kleinen Snack. Und egal was bis hierher passiert ist, es darf jetzt richtig fettig und zünftig sein: Currywurst mit entsprechendem Piekser, kleine Pizza-Häppchen, eine große Torte für alle… Gerade wenn Sie kostenlos Alkohol auf Ihrer Veranstaltung ausschenken, hält ein kalorienreicher Mitternachtssnack die Stimmung in angemessenen Bahnen. Ich zwinkere an dieser Stelle einfach nur und gehe nicht weiter ins Detail.

Lesen Sie auch die bisher erschienenen Beiträge zur Serie:

Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>

thea_wullf_grundyufa_150x150pxÜber die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.