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Die gute Veranstaltung, Teil 1

Foto: © Fotolia/Yury Zap

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Die perfekte Party als PR-Event? Eine Herausforderung, die es häufiger zu meistern gilt. Thea Wulff, Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, verrät in einer mehrteiligen Serie ihre Tricks für die einwandfreie Unternehmensparty. Im ersten Teil: Ziele, Thema und Verteiler.

Was wollen Sie eigentlich?

Das ist die wichtigste Frage, die Sie lange im Vorfeld der eigentlichen Planung Ihrer Veranstaltung mit ihren Auftraggebern bzw. mit der Geschäftsleitung ihres Unternehmens detailliert klären sollten. Der eigentliche Anlass des Events liegt meist auf der Hand – sei es nun ein Firmenjubiläum, der Abschluss eines wichtigen Projekts oder „einfach nur“ eine Weihnachtsfeier.

Der Anlass beschreibt aber noch lange nicht das oder die Ziele, die sie mit der Ausrichtung einer großen Feier verfolgen. Es ist ein großer Unterschied, ob Sie eine große Party geben, um Mitarbeitern und Kunden einfach mal „Danke“ zu sagen, oder ob Sie am nächsten Tag in Zeitungen über Ihre Veranstaltung und Ihr Unternehmen lesen wollen. Was auch immer Ihre Absichten und Ziele sind, halten Sie sie, wie bei jeder guten und erfolgreichen Kommunikationsmaßnahme, im Vorfeld schriftlich fest.

Lassen Sie sie von Ihren Auftraggebern abnicken und sprechen Sie mit allen Beteiligten – vom Koch bis zum Toilettenbetreiber – darüber. Nur so wird es Ihnen gelingen einen Event zu kreieren, über den man noch Tage später sprechen wird. Sauber durchdachte und für alle verständlich formulierte Ziele bilden die Basis für eine Veranstaltung, durch die sich ein erkennbarer roter Faden zieht und die mit lauter kleinen i-Tüpfelchen zum unvergesslichen Ereignis wird.

Klettern Sie in die Köpfe ihrer Gäste und überlegen Sie sich genau, was jeder einzelne – ob Kunde, Prominenter, Journalist oder Mitarbeiter – über ihre Veranstaltung erzählen soll, wenn er am nächsten Tag gefragt wird. Sie werden in den nächsten Wochen oder Monaten viel Energie, Zeit und Geld investieren. Sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, warum.

Seien Sie anders!

„Prossecco und Häppchen“ kann jeder. Kennt auch jeder. Deshalb sollte Ihre Veranstaltung wesentlich mehr bieten. Im kleineren, privaten Rahmen sind die besten Partys meist die, die unter einem Motto stehen. Was nicht heißt, dass Sie Ihre Gäste zwingen sollen, peinliche Kostüme zu tragen.

Ein Motto hilft Ihnen in der Konzeption einen roten Faden für Ihre Veranstaltung zu finden und kleinere Ideen zu entwickeln, die den Abend zu etwas besonderem machen. Für die Party zum 20jährigen Firmenjubiläum von GrundyUFA, einem der größten TV-Produzenten in Europa, wählten wir beispielsweise das Motto „Couch-Kultur“, denn in der Regel werden die Produkte von GrundyUFA auf dem Sofa konsumiert.

Das Thema „Sofa“ zog sich durch die gesamte Veranstaltung – von der Einladungskarte bis zum Catering – und brachte uns gleichzeitig auf viele neue Ideen, die für ordentlich Gesprächsstoff sorgten. Wir haben uns während der gesamten Konzeptions- und Planungsphase die Fragen gestellt „Was verbindet man mit einem gemütlichen Fernseh-Abend auf dem Sofa?“, „Wie lässt sich das für eine grandiose Party adaptieren?“ und „Wie grenzen wir uns gleichzeitig vom Negativ-Bild des Couch-Potatos ab?“. Aber dazu später mehr.

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Lieben Sie das Detail!

Haben Sie mal „Das perfekte Dinner“ auf Vox geschaut? Sollten Sie tun. In der Sendung laden sich fünf Menschen gegenseitig zum Essen in den eigenen vier Wänden ein und kämpfen um den Titel des besten Gastgebers. Am Ende gewinnt nicht unbedingt der beste Koch, sondern der, dem es mit viel Liebe zum Detail gelungen ist, den perfekten Abend auszurichten.

Hören Sie bei den Bewertungen der Kandidaten genau hin und lernen Sie worauf Menschen achten. Sie werden feststellen, dass vieles, in das Sie viel Zeit und Geld investieren – zum Beispiel gutes Essen – als selbstverständlich erachtet wird. Den Knackpunkt zum „perfekten Dinner“ bilden meist die Kleinigkeiten („Diese hübschen kleinen Blumengestecke auf dem Tisch…“).

Auch hier gilt es sich die Lage des Gastes hineinzuversetzen. Gehen Sie immer wieder minutiös den Ablauf des Abends aus der Perspektive eines Gastes durch und überlegen Sie, welche Bedürfnisse er an dem Abend haben könnte? Fangen Sie bei der Ankunft ihrer Gäste an, worauf sich sofort folgende Fragen ergeben könnten:

  • Haben wir den Ort der Veranstaltung gut in den Einladungen beschrieben?
  • Ist der Eingang ausgeschildert bzw. gut zu sehen?
  • Sind ausreichend Parkplätze vorhanden?
  • Weiß der Gast, wo er parken kann?
  • Kann er auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen? Usw. …
  • Diese Gedankenspiele sollten Sie immer und immer wiederholen und Ihre Ergebnisse schriftlich festhalten. Daraus ergeben sich für alle Beteiligten gute Aufgabenlisten und offene Fragen. Denn eines kann ich Ihnen versichern: Sie können die teuerste Party aller Zeiten ausrichten. Wenn Ihre Gäste den ganzen Abend damit beschäftigt sind, die Toiletten zu suchen, weil Sie vergessen haben, den Weg dorthin auszuschildern, werden sich später alle an nur die „Party ohne Klo“ erinnern.

Lesen Sie auch die bisher erschienenen Beiträge zur Serie:
Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>

thea_wullf_grundyufa_150x150pxÜber die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.