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Die gute Veranstaltung, Teil 4.

Nach drei ausführlichen Beiträgen zur Planung einer gelungenen PR-Veranstaltung fasst Thea Wulff, Leiterin für Personalentwicklung und Unternehmenskommunikation der GrundyUFA, im vierten Teil der Serie die bisher anfallenden Kosten in einer übersichtlichen Liste zusammen.

Listen sind gut und wichtig. Ich liebe Listen. Vor allem, die mit den Häkchen hinten dran. Um zu überprüfen, ob Sie in der ersten Kalkulation an alle wichtigen Punkte gedacht haben, habe ich hier eine grobe Übersicht der wichtigsten Kostenfaktoren einer PR-Veranstaltung zusammengestellt. Diese Liste ist natürlich keinesfalls vollständig. Wenn Sie planen, dass der Gastgeber sich im Vorfeld seiner Rede von einem Hubschrauber auf das Dach der Location abseilt, müssten Sie diesen Punkt selbstverständlich noch hinzufügen.

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1) Location

a. Miete
b. Technik und Strom
c. Endreinigung
d. Personalkosten Location-Betreuung
e. Personalkosten Technik
f. Personalkosten Security
g. Personalkosten Hostessen (z.B. für Einlass)
h. Personalkosten WC
i. Personalkosten Garderobe

2) Catering

a. Kosten Essen
b. Kosten Getränke
c. Kosten Catering-Hardware
d. Personalkosten Bar
e. Personalkosten Buffetservice
f. Personalkosten Abräumer

3) Ausstattung / Dekoration

a. Miete für Sitzgelegenheiten, Tische, Pflanzen etc.
b. Materialkosten für Dekoration
c. Materialkosten für roten Teppich / Eingangssituation
d. Personalkosten Ausstatter/Dekorateur
e. Personalkosten Helfer Auf- und Abbau

4) Musik

a. Personalkosten DJ
b. KSK für DJ (3,9 % vom Honorar)
c. Technik Musikbeschallung & Licht
d. Personalkosten Entertainer/Künstler
e. KSK Entertainer/Künstler (3,9 % vom Honorar)
f. Technikequipment Entertainer/Künstler
g. GEMA-Gebühren

5) Sonstiges

a. Fotograf
b. Presseagentur
c. Kosten Gästemanagement
d. Erstellung und Versand Einladungen
e. Veranstaltungsagentur
f. Shuttle-Service
g. Versicherung
h. Steuern
i. Zusätzliche Eventpunkte (z.B. Feuerwerk)

Wie gesagt: Das ist nur eine erste grobe Liste. Sie wird im Verlauf Ihrer Planung und dieser Serie gewiss noch länger werden. Das sollten Sie nie vergessen und Ihrem Auftraggeber auch immer und immer und immer wieder vorbeten.

Lesen Sie auch die bisher erschienenen Beiträge zur Serie:

Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>

thea_wullf_grundyufa_150x150pxÜber die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.