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Die gute Veranstaltung, Teil 3.

Die Unternehmensparty als PR-Event? Die Leiterin für Personalentwicklung und Unternehmenskommunikation der GrundyUFA, Thea Wulff, verrät im dritten Teil der Serie weitere Tipps und Tricks für die perfekte Firmenparty. Dieses Mal geht’s um Budget, Essen und Getränke.

Mit 100 Euro sind Sie dabei

Eine der ersten Fragen, die man von Auftraggebern noch vor der Verabschiedung eines Konzeptes gern hört, lautet: “Was kostet denn so eine Veranstaltung? “Das kommt darauf an”, ist die einzig logische Antwort. Oder man stellt einfach die jeden Controller mit Eigenheimerfahrung zum Schweigen bringende Gegenfrage: “Entschuldigung, was kostet ein Haus?” Trotzdem muss man wohl oder übel irgendwann mal über Zahlen sprechen. Meine Faustregel lautet: Mit 100 Euro sind Sie dabei. Wenn Sie pro anwesendem Gast 100 Euro ansetzen, können Sie schon eine ordentliche, schöne Veranstaltung mit allen Basics (Location, Catering, DJ, minimale Technik) planen. Alle i-Tüpfelchen kosten natürlich extra. Und bitte Vorsicht: Das ist wirklich nur eine sehr grobe Faustregel, die nur dazu dient ein erstes Rahmenbudget für den Hinterkopf festzulegen. Die Pro-Kopf-Kosten schwanken natürlich in Abhängigkeit der Gästezahl und den Wünschen Ihres Auftraggebers.

Es ist sinnvoll Konzept und Kalkulation parallel zu erstellen. So vermeiden Sie, dass Ihr Auftraggeber sich unter Umständen in eine Idee verliebt und später enttäuscht feststellen muss, dass er das nicht bezahlen kann oder will. Wenn Anlass, Ziel und die voraussichtliche Anzahl der Gäste definiert sind, empfiehlt es sich zwei bis drei Umsetzungskonzepte zu erstellen und die jeweiligen Kosten grob zu kalkulieren. Diese Konzepte sollten bereits Location- und Cateringvorschläge sowie einzelne, kostenaufwändige Eventelemente wie den Auftritt einer Band oder ein Feuerwerk beinhalten. Setzen Sie die Ziele und Wünsche Ihres Kunden einmal in der Luxusvariante und einmal in der kostengünstigsten Variante auf dem Papier um – und vielleicht noch eine Variante im guten Mittelfeld. Wenn Sie Konzept und Kalkulation in Form von Modulen aufbauen, werden Sie es beim nächsten Abstimmungstermin sehr viel einfacher haben. Der Auftraggeber kann aus den einzelnen Bausteinen selbst seine Favoriten auswählen und hat so das Gefühl den Event mitzugestalten. Sie dagegen können so auf einfache Art und Weise herausfinden, was Ihrem Kunden wichtig ist, wofür er bereit ist viel Geld auszugeben und an welchen Enden er sparen will. Dieses Wissen ist Gold wert.

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Am Anfang war der Ort

Auch wenn Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht genau wissen, wo die Veranstaltung stattfinden wird, sollten Sie mögliche Orte in jedem Fall optionieren und mit dem Inhaber eine Frist vereinbaren, bis wann Sie zu- oder absagen. Die Location ist das Erste, was Sie mit Ihrem Auftraggeber verbindlich abstimmen sollten. Denn von ihr hängt eine Menge hinsichtlich der Gestaltung, Planung und des Budgets ab.
Wenn Sie mit dem Locationinhaber über einen ersten Kostenvoranschlag sprechen, sollten Sie sich über zwei Dinge bereits im Klaren sein:

  • 1. Wird der Location-Inhaber auch Catering und Getränkeversorgung übernehmen und das dafür notwenige Personal stellen? Wenn ja, dann sollten Sie ihm gleich ausreden, den Punkt “Miete” in seinen Kostenvoranschlag aufzunehmen. In der Regel macht der Inhaber über Essen und Getränke viel Umsatz und ist auch bereit über die Miete zu verhandeln bzw. ganz auf sie zu verzichten.
  • 2. Für welchen Zeitraum wollen Sie die Lokalität mieten? Wirklich nur für den Zeitraum der Veranstaltung oder müssen Sie bereits einen Tag vorher in die Räumlichkeiten, um beispielsweise Bauten oder Dekorationen umsetzen zu können? Wie lange dauert der Abbau bzw. wann können Sie dem Betreiber seine Location wieder in ihrem ursprünglichen Zustand übergeben? Sie können davon ausgehen, dass Ihnen die Umsatzausfälle ebenfalls in Rechnung gestellt werden.

Ich werde später noch ausführlicher auf wichtige Aspekte bei der Wahl der Location eingehen. Hier und jetzt geht es erst mal nur um das liebe Geld.

Das leibliche Wohl

Essen und Getränke bilden einen wichtigen Punkt in der Kalkulation, weil sie meistens den größten Posten einnehmen. Wir werden uns später noch ausführlicher mit gutem Catering beschäftigen. Für die erste Kalkulation ist es zunächst erst einmal ausreichend, folgende Punkte im Kopf zu haben: Essen sollte pauschal mittels Pro-Kopf-Kosten kalkuliert werden. Lassen Sie sich von den in Frage kommenden Catering-Unternehmen erste Menü- bzw. Buffetvorschläge erstellen und die jeweiligen Kosten pro Gast auflisten. Es macht weder für Sie noch für Ihren Auftraggeber Sinn, wenn Sie die Kosten pro Frühlingsrolle wissen. Das führt nur zu langatmigen Diskussionen, in denen es am Ende nicht um Fakten sondern lediglich um Geschmack geht. Über den – so sagt man – kann man streiten. Und wer will schon streiten? Je nach Dauer und Uhrzeit der Veranstaltung ist es auch nicht notwendig für alle Gäste Essen zu bestellen. Wenn Sie 500 Gäste erwarten, müssen Sie nicht mit 500 Essern kalkulieren. Viele Gäste werden erst später zur Veranstaltung erscheinen und streifen dann lediglich mit den Augen das Buffet.

Gluck, Gluck, Gluck

Die Abrechnung der Getränke ist meist ein größerer Diskussionspunkt mit dem Anbieter und kann auch leicht zu einem Pokerspiel werden, das Sie nur gewinnen werden, wenn Sie Ihre Gäste gut kennen. Sind Ihre Gäste trinkfest und erwarten einen feucht-fröhlichen Abend, sollten Sie über eine Getränkepauschale nachdenken. Wenn Ihre Gäste eher zu Prosecco-Nippern gehören oder die Veranstaltung beispielsweise am Nachmittag stattfindet, ist eine Abrechnung nach Verbrauch unter Umständen lohnenswerter. Vergessen Sie nicht: In der Regel macht ein Caterer oder Locationbetreiber über die Getränke seinen Gewinn. Stellen Sie sich also auf einen harten Verhandlungspartner ein.

Lesen Sie auch die bisher erschienenen Beiträge zur Serie:

Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>

thea_wullf_grundyufa_150x150pxÜber die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.