Der richtige Zeitpunkt
Wichtige Menschen haben noch wichtigere Terminkalender. Während ein Otto-Normalverbraucher frühestens am Mittwoch darüber nachdenkt, wo und wie er das Wochenende verbringt, planen Prominente aus den Kategorien A-D sowie wichtige Entscheider aus Wirtschaft und Politik mit sehr viel größerem Vorlauf. Wenn man es genau nimmt, planen sie natürlich nicht selbst, sondern lassen planen. Denn die Herausforderung besteht aus mehr als der einfachen Zu- oder Absage. Stattdessen muss aus einer Fülle von Einladungen die Veranstaltung mit dem höchsten Nutzen (z.B. große Berichterstattung in den Medien oder Möglichkeit, gute Kontakte zu machen) herausgesucht und all‘ die anderen Verpflichtungen und Reisen drumherum koordiniert werden. Die Mütter unter uns wissen, wovon ich rede.
Wenn Sie also wollen, dass möglichst viele „wichtige“ Gäste – wobei egal ist, wie Sie „wichtig“ definieren – zusagen und auch zu Ihrer Veranstaltung erscheinen, sollten Sie vier Dinge beachten:
1. Wühlen Sie sich, bevor Sie den eigentlichen Termin der Party festlegen, durch alle öffentlich zugänglichen Kalender und klären Sie, welche für Ihre Branche relevanten Termine im zeitlichen Umfeld Ihrer Veranstaltung stattfinden. Wenn die Kenner und Entscheider Ihrer Branche gerade auf einer wichtigen Fachmesse in Köln weilen, wäre es sehr unklug genau in dieser Woche zu einer Feier in Berlin einzuladen. Allerdings wäre es dann überlegenswert, ob Ihre Veranstaltung nicht stattdessen in Köln während des Branchenevents stattfinden könnte. Diese Option sollten Sie allerdings nur dann wählen, wenn nicht aufgrund des Branchenevents bereits eine Fülle von Abendveranstaltungen stattfindet. Prüfen Sie bitte gleichzeitig auch, ob große Messen oder Massenveranstaltungen zum Zeitpunkt Ihrer Veranstaltung geplant sind. Denn diese lassen Hotel- und Location-Preise sehr schnell in die Höhe schnell.
2. Überlegen Sie sich aus der Perspektive Ihrer potentiellen Gäste genau, welcher Wochentag am geeignetsten ist. Ein Freitag oder Samstag haben gegenüber anderen Wochentagen den Vorteil, dass Ihre Gäste den Abend bis in die frühen Morgenstunden ohne schlechtes Gewissen verlängern können. Gleichzeitig reservieren viele Menschen genau diese Abende lieber für ihr Privatleben. Wenn Ihre Gäste jedoch ihren Partner mitbringen können und Sie ihnen einen wundervollen, ereignisreichen Abend versprechen, könnte dieses Gegenargument schnell vom Tisch sein. Auch den Beginn Ihrer Veranstaltung sollten Sie aus der Perspektive Ihrer Gäste überprüfen. Wenn Ihre Feier an einem Wochentag stattfindet, sollte sie nicht zu spät beginnen. Denn sonst müssen Sie befürchten, dass Ihre Gäste vom Büro aus erst einmal nach Hause fahren und es sich dann doch lieber auf dem Sofa gemütlich machen. Zu früh sollten Sie allerdings auch nicht starten, weil sie sonst Gefahr laufen, dass eine Handvoll Gäste pünktlich ist, während das Gros seinen Verpflichtungen im Büro nachkommt und erst Stunden nach Veranstaltungsbeginn erscheint. Für eine Abendveranstaltung ist ein günstiger Beginn eine Stunde nach regulärem Büroschluss.
3. Informieren Sie Ihre potentiellen Gäste mindestens acht Wochen vor dem eigentlichen Termin über Ihre Veranstaltung. Das ist insbesondere für Gäste, die aus anderen Städten anreisen sollen, wichtig und hilfreich. Hierfür reicht ein sogenanntes „Save the Date“ per E-Mail. Diese sollte entweder aus dem Postfach des eigentlichen Gastgebers (z.B. Geschäftsführer) versendet werden oder von einem extra für die Veranstaltung angelegten E-Mail-Account. Beachten Sie, dass Ihre Gäste unter Umständen an die hundert E-Mails pro Tag bekommen. Ein ihnen bekannter Absender erhöht die Aufmerksamkeit für Ihre Nachricht enorm und verhindert, dass sie ungelesen gelöscht wird.
4. „Warum sollte ich auf diese Veranstaltung gehen?“, wird sich Ihr potentieller Gast mit dem vollen Terminkalender und der wenigen Zeit unbewusst schon beim Erhalt des Save-the-Date-Schreibens fragen. Die Antwort hierauf sollte er schon in der ersten E-Mail und nicht erst mit der eigentlichen Einladung erhalten. Begnügen Sie sich also nicht darauf, eine Ansammlung relevanter Daten zu versenden, sondern formulieren Sie einen knackigen Text, der Lust auf die Veranstaltung macht. Beschreiben Sie, was Ihre Gäste erwartet, was Ihre Veranstaltung von anderen unterscheidet und welche namenhaften Gäste Sie begrüßen werden. Sie können dabei ruhig „Vorfreude, schönste Freude“ singen.
— Textanzeige —
„über den Roten Teppich an die Bar“ – das medienrot-eBook zu diesem Artikel: Sommerfest, Presse-Event oder Opas 90ster – Sie müssen die perfekte Veranstaltung organisieren und wollen mit Event-Dienstleistern auf Augenhöhe verhandeln? Dann hilft Ihnen der medienrot-Leitfaden „Über den Roten Teppich an die Bar“. Ab sofort finden Sie es in den bekannten eBook-Stores.
Amazon Kindle, Apple iBooks, Kobo Books, Google Play Store
Sommer oder Winter – Draußen oder drinnen
Ich überlege schon seit einigen Jahren in die Politik zu gehen und eine Partei zu gründen, die sich für die Verlegung von Silvester in den Sommer einsetzt. Der Jahreswechsel würde einiges an Attraktivität gewinnen, wenn das nervige Mantelgesuche um fünf vor zwölf wegfallen würde und man eine Rakete ohne lästiges Zittern anzünden könnte. Aber bis ich das durchgesetzt habe, wird wohl noch einiges an Zeit vergehen. Bis dahin können Sie sich darüber Gedanken machen, welche Jahreszeit für Ihre Veranstaltung die bessere ist: Sommer oder Winter. Kalt oder warm. Drinnen oder draußen. Eine Party im Sommer bringt natürlich jede Menge toller Möglichkeiten mit sich – gleichzeitig aber auch eine große Unsicherheit: Das Wetter. Für all‘ die wunderbaren Sachen, die Sie sich für eine lauschige Party am Strand überlegen, müssen Sie eines immer mitbedenken – und leider auch bezahlen: Die Regenalternative. Das kann Ihnen im Winter nicht passieren. Da planen Sie (hoffentlich) eh alles in warmen, trockenen Räumlichkeiten.
Lesen Sie auch die bisher erschienenen Beiträge zur Serie:
Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>
Über die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.