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Die gute Veranstaltung, Teil 8

Einladen und managen

Heutzutage muss alles gemanagt werden – zumindest wenn man der Entwicklung der deutschen Sprache glaubt. Es gibt Personalmanagement, Zeitmanagement, Selbstmanagement und natürlich auch Gästemanagement. Darunter versteht man eigentlich nichts anderes, als den Überblick darüber zu behalten, wen man alles einlädt und wer tatsächlich kommen will.

Viele Veranstaltungsagenturen bieten ein Gästemanagement mit an, das unter anderem webbasierte Systeme beinhaltet, mit dem Gäste zu- oder absagen können. Bei einer hohen Anzahl von Gästen lohnt es sich darüber nachzudenken, diese Dienstleistung in Anspruch zu nehmen, denn Gästemanagement kann schnell zum Fulltime-Job werden.

Es bewahrt Sie allerdings nicht davor, selbst eine Gästeliste zu definieren (siehe Teil 2 dieser Serie). Wenn Sie die Zu- und Absagen für Ihre Veranstaltung lieber selbst verwalten wollen, ist jetzt genau der richtige Zeitpunkt für einen Excel-Kurs (oder ein ähnliches Programm) gekommen. Anschließend legen Sie eine Tabelle an, in der Sie für jeden Gast folgende Angaben hinterlegen:

· Anrede (Hier schreiben Sie rein, wie Sie die Person tatsächlich ansprechen. Also beispielsweise „Sehr geehrter Herr“ oder „Lieber Herr“. Es gibt Formeln und Funktionen mit denen Excel dieses Feld automatisch ausfüllt, aber das lernen Sie ja noch im Excel-Kurs.)
· Vorname
· Name
· Funktion
· Unternehmen
· Straße und Hausnummer
· Postleitzahl
· E-Mail-Adresse
· Telefonnummer
· Zusage (hier tragen Sie jeweils eine 1 ein, wenn der Gast zusagt, damit Sie sich am Ende der Tabelle mit einer Summenformel immer die aktuelle Anzahl der Zusagen zeigen lassen können.)
· Absage (hier tragen Sie jeweils eine 1 ein, wenn der Gast absagt, damit Sie sich am Ende der Tabelle mit einer Summenformel immer die aktuelle Anzahl der Absagen zeigen lassen können.)
· Ein freies Feld für Anmerkungen nicht vergessen!

Wenn Sie Gäste unterschiedlicher Kategorien haben – also zum Beispiels VIPs, die noch eine Begleitung mitbringen dürfen oder auf jeden Fall am roten Teppich erwartet werden – sollten Sie dies ebenfalls in einer extra Spalte kenntlich machen.

Mit einer gut durchdachten und fehlerfreien Excel-Tabelle lassen sich nicht nur die Anzahl der Zu- und Absagen verwalten. Sie können damit auch personalisierte Save-the-Date-Emails (siehe Teil 7 dieser Serie) versenden, Adress-Etiketten für Ihre Einladungsschreiben erstellen und vieles mehr. Wie gesagt, ich empfehle grundsätzlich für alle Lebenslagen einen Excel-Kurs.

Schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Einladung!

Wenn Sie Teil 7 dieser Serie gelesen haben, wissen Sie ja schon, dass das Save-the-Date-Schreiben für Ihre Veranstaltung rund acht Wochen vor der Veranstaltung an alle Gäste gehen sollte. Die eigentliche Einladung sollte mindestens zwei Wochen vor dem Event auf dem Schreibtisch des potentiellen Gastes liegen.

Hierbei ist zu beachten: Sie müssen zwei Fliegen mit einer Einladung schlagen! Aus dem Schreiben müssen zum einen alle für den Gast für die Veranstaltung relevanten Informationen hervorgehen. Zum anderen muss die Einladung den potentiellen Gast so bezirzen und umwerben, dass er am Ende auch zusagt und kommt. Bedenken Sie dabei immer, dass jeder Mensch heutzutage eine Menge Post bekommt: Rechnungen, Werbung und Einladungen.

Ihre Einladung sollte also aus der Flut an Papier hervorstechen. Seien Sie kreativ, was die graphische Gestaltung betrifft. (Es gibt übrigens auch andere Druckformate als DIN lang!) Lassen Sie die Einladungen digital drucken, damit eine persönliche Ansprache möglich ist. Schreiben Sie den Einladungstext, als würden Sie die Liebe Ihres Lebens zu einem ersten Rendezvous überreden wollen. Werben Sie ruhig großspurig damit, was für ein fantastischer Abend den Gast erwartet. Und wie gesagt: Vergessen Sie nicht die Informationen! Dazu gehören:

· Wer lädt warum ein?
· Wo und wann findet die Veranstaltung statt?
· Zu welchem Programmpunkt sollten alle Gäste spätestens anwesend sein?
· Welche Garderobe wird erwartet?
· Wie und bis wann kann der Gast zu- oder absagen?
· Für wie viele Personen gilt die Einladung?
· Ist die Einladung auf eine andere Person übertragbar?
· Müssen die Gäste zur Akkreditierung einen Ausweis mitbringen?
· Gibt es Besonderheiten zur Anreise (z.B. Parkplätze) zu beachten?
· Gibt es eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen?

Na dann: Fröhliches Basteln!

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Lesen Sie auch die bisher erschienenen Beiträge zur Serie:

Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>

thea_wullf_grundyufa_150x150pxÜber die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.