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Die gute Veranstaltung, Teil 10

Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen …

Und weiter geht’s mit unserer Liste an Fragen, die wir uns stellen, damit die Veranstaltung, für die wir verantwortlich sind, der perfekte “Event des Jahres” wird. Wenn Sie Teil 9 dieser Serie gelesen haben, wissen Sie, dass in unserem kleinen Gedankenspiel der Gast die Location bereits betreten, seine Garderobe abgegeben und ein Willkommensgetränk in Empfang genommen hat. Es ist – rein hypothetisch – zwischen 17 und 19 Uhr. Soweit so gut. Der Fisch hängt also an der Angel und will nun verarbeitet unterhalten werden.

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Bevor wir uns aber wieder einer Vielzahl von Fragen und dem Ablauf der Veranstaltung widmen, eine Anmerkung zum Buffet bzw. dessen Eröffnung. Es gibt immer noch die allseits beliebte Tradition, dass Geschäftsführer oder anderweitig wichtige Personen das Buffet zu einem bestimmten Zeitpunkt als vermeintlichen Höhepunkt einer Rede eröffnen. Ich persönlich halte davon nichts. Aus mehreren Gründen:

1. Der Aufbau und die quasi physikalische Eröffnung des Buffets während der Veranstaltung stellen Caterer und Servicekräfte vor eine gewisse logistische Herausforderung.

2. Der arme Gast, der unter Umständen direkt aus dem Büro gekommen ist und mal wieder seine Mittagspause sausen lassen musste, wird von Minute zu Minute ungnädiger, wenn er noch nicht einmal weiß, wann das Buffet endlich eröffnet wird.

3. Wenn Sie – warum auch immer – die Buffet-Eröffnungs-Ansprache des Chefs zeitlich schieben müssen, werden Sie nicht mehr so viele Freunde in der Küche haben, weil Sie dort ordentlich Hektik und Arbeit verursachen.

4. Wichtige Menschen haben wichtigeres zu tun und zu sagen als “Das Buffet ist eröffnet.” (Und das ist zumindest für mich der wichtigste Grund.)

Meine wichtigstee Regel im Veranstaltungsmanagement lautet ergo: Das Buffet wird nicht eröffnet! Es ist bereit, wenn der erste Gast kommt. Nur eine Ausnahme kommt infrage: Wenn der redende Geschäftsführer sich kopfüber aus einem Helikopter in die Location abseilt, per Knopfdruck eine fulminante Explosion auslöst, aus deren Trümmern dann per Hebebühne das beeindruckendste Buffet aller Zeiten emporsteigt, während der Geschäftsführer sich lässig ein wenig Staub vom Anzug klopft und sagt: “Das Buffet ist eröffnet.” Aber das kommt wohl eher selten vor.

Zurück zur Fragerunde:

17.00 Uhr – 19.00 Uhr / Die Location füllt sich langsam

· Ist das Getränkeangebot an der oder den Bars an verschiedenen Stellen einsehbar (z.B. durch Getränkekarten oder Tafeln), damit das Servicepersonal nicht den ganzen Abend das Gleiche aufzählen muss? Gibt es ausreichend viele Stationen, an denen die Gäste ein Getränk erhalten können? Wenn die Location nur einen Ausschankort hat, kann der Ansturm an der Bar auch dadurch entlastet werden, in dem Servicekräfte fertige Getränke auf Tabletts in der gesamten Location anbieten.

· Ist das Buffet so aufgebaut, dass es von verschiedenen Seiten angegangen werden kann und keine unnötigen Warteschlangen entstehen? Sind alle angebotenen Speisen beschriftet? Ist das Buffet logisch aufgebaut (Findet der Gast beispielsweise die großen Teller in unmittelbarer Nähe der Hauptgerichte)? Gibt es auf dem Buffet genügend Angebote, die man mit nur einem Besteckteil essen kann, für Gäste, die keinen Sitzplatz ergattern?

· Welche akustische Beschallung findet statt? Da in diesem Zeitfenster die meisten Gäste eintreffen, sich begrüßen und im besten Fall gepflegten Smalltalk vollziehen, sollte die Musik nur eine dezente Hintergrundnote sein.

· Kennen sich Ihre Gäste und finden automatisch ins Gespräch? Wenn nicht, schaffen Sie Kommunikationsanlässe! Das können beispielsweise interessante Bilder aus der Unternehmensgeschichte sein, die wie in einer Galerie in der Location aufgehängt werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Gäste nicht schweigend in ihrem Drink rühren müssen, sondern schnell mit einem anderen Gast ein Gesprächsthema finden können.

19. 00 Uhr – 20.00 Uhr / Alle da. Manege frei. Die Rede.

In unserer fiktiven Veranstaltung sollten nun alle Gäste eingetroffen sein. Zeit für den ersten Programmpunkt. Üblicherweise ist dies eine Ansprache der Gastgeber. Reden Sie im Vorfeld der Veranstaltung ausführlich mit der Person, die das Mikro am Ende halten soll und klären Sie offen zwei Fragen:

1. Kann der oder die Betreffende überhaupt reden? Es ist ein gravierender Unterschied, ob man einen Businessplan vor Geschäftsleuten präsentiert oder eine amüsante Ansprache vor einer Abendgesellschaft hält.

2. Gibt es etwas zu verkünden bzw. wirklich Neues zu erzählen? Vergessen Sie nicht, dass Ihre Gäste in der Regel das einladende Unternehmen bzw. die Gastgeber kennen und daher wahrscheinlich nicht wirklich Lust verspüren, einer einstündigen Ansprache über die Erfolge der Firma in den letzten 180 Jahren zu lauschen.

Wenn beide Fragen mit nein beantwortet werden, sollte die Ansprache so kurz und knackig wie möglich sein oder eine Alternative – beispielsweise ein vorproduzierter Film – in Erwägung gezogen werden. Für höfliche Gastgeber ist es vollkommen ausreichend, die Gäste zu begrüßen, die Freude über ihr Erscheinen auszudrücken und allen einen wundervollen Abend zu wünschen. Wie auch immer Sie oder die Redner sich am Ende entscheiden: Sorgen Sie auf jeden Fall dafür, dass ein erfahrenes Team für einen sauberen Ton sorgt. Die Ansprache muss an jedem Ort der Location (die Toiletten dürfen Sie ausschließen) klar und deutlich zu hören sein. Das ist leider keine Selbstverständlichkeit.

20.00 – 22.00 Uhr / Die Stimmung wird locker. Die Schlipse auch.

Gegen 21.00 Uhr ist ein guter Zeitpunkt für den Auftritt möglicher Künstler oder einen anderen unterhaltenden Programmpunkt. Ich neige deshalb zu einem späteren Auftritt, weil es Künstler in gelöster Stimmung wesentlich leichter haben, das Publikum für sich zu gewinnen. Wenn Sie eine Band engagiert haben, würde ich den Zeitpunkt sogar auf 22.00 Uhr verschieben. Der DJ kann dann nach dem Auftritt der hoffentlich begeisterten Menge mit ordentlicher Tanzmusik einheizen und hat es somit ebenfalls leichter seinen Job gut zu machen. Auch ohne einen extra Programmpunkt sollte der DJ in jedem Fall ab 22.00 Uhr sein Musikangebot von “loungig” auf “tanzbar” umstellen. Auch hier stellen sich uns natürlich wieder sofort ein paar Fragen:

· Ist mit den Künstlern im Vorfeld detailliert abgesprochen worden, was sie vor, während und nach dem Auftritt benötigen? Gibt es eine Bühne, die den Anforderungen der Künstler genügt und die für alle die Show sichtbar macht? Wer übernimmt die Meldung bei der GEMA und Künstlersozialkasse? Was man hierzu tun muss, muss ich gar nicht erklären, weil es die Webseiten beider Gesellschaften viel besser können als ich.

· Ist der DJ ausführlich gebrieft worden, was die Altersstruktur und dem daraus resultierenden Musikgeschmack der Gäste betrifft? Gibt es für Gäste, die nicht tanzen wollen, Rückzugsmöglichkeiten für nette Gespräche?

Ganz nebenbei können die Servicekräfte nun (gegen 22.00 Uhr) auch langsam das Buffet abbauen. Das sollte in jedem Fall so langsam geschehen, dass die Gäste es auch mitbekommen, damit der eine oder die andere noch einen letzten Griff an der Käseplatte wagen kann.

23.00 Uhr / No photos please!

Sofern Sie Journalisten zu Ihrer Veranstaltung geladen haben, sollte spätestens ab 23 Uhr im Interesse aller Anwesenden ein “Foto-Stop” im Vorfeld abgesprochen werden. Insbesondere Personen, die im Interesse der Medien stehen, können sich ab diesem Zeitpunkt dann entspannen (oder auch richtig gehen lassen).

24.00 Uhr / hop oder top

Mitternacht ist meist ein Wendepunkt auf einer Veranstaltung. Entweder beginnt es sich ab jetzt langsam zu leeren oder die Party geht erst richtig los. Wenn Sie letzteres beabsichtigen, sollte nun wie in Teil 5 bereits erwähnt, ein kleiner Mitternachtssnack gereicht werden, um die Ausdauer der Gäste zu stärken und den Alkoholpegel ein wenig abzusenken. Natürlich sollen Sie kein neues Buffet aufbauen. Kleine Stationen, an denen der Gast kleine fett- und zuckerhaltige Snacks erhält, die kein Besteck erfordern, sind vollkommen ausreichend. Immer wieder gern gesehen sind Mini-Burger, Currywurst, eine große Torte oder auch gutaussehende Damen und Herren, die Waffeleis verteilen. Für diesen Teil gelten die gleichen Fragen, die wir uns schon für das Buffet gestellt haben.

Ab nun sollte es für Sie nur noch Kleinigkeiten zu regeln geben – von betrunkenen Gästen, die aus der Toilette befreit werden und anschließend per Notarzt abtransportiert werden müssen mal abgesehen. Die Veranstaltung selbst bzw. das Amüsement der Gäste sollte nun ein Selbstläufer sein. Zeit, einmal durchzuatmen und den Blick über glückliche Menschen schweifen zu lassen. Denn mit allem, was danach kommt, beschäftigen wir uns erst im nächsten Teil.

Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>

thea_wullf_grundyufa_150x150pxÜber die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.