Schluss, aus, Ende.
Auf jeder noch so schönen Veranstaltung kommt der Moment, an dem die Gäste gehen oder auch gegangen werden. Für letzteren Fall empfiehlt es sich, klare Absprachen zwischen Veranstalter, Zeremonienmeister, Locationvermieter und DJ zu treffen. Zum einen sollten alle wissen, wann der letzte Gast die Lokalität verlassen haben muss, damit noch genügend Zeit für einen möglichen Rückbau der Location bleibt, und wer im Zweifelsfall die Hoheit besitzt, diese Deadline zu schieben. Zum anderen kann so die leider immer noch verbreitete Rausschmeißer-Variante „Licht an, Musik aus“ vermieden werden. Denn dieses grausame Verfahren sollte nicht als letzter Eindruck Ihrer Veranstaltung bei den Gästen in Erinnerung bleiben. Eine höfliche und persönliche Ansprache durch das Servicepersonal 30 Minuten vor Veranstaltungsende gibt jedem Gast die Möglichkeit „sanft“ aus dem Abend hinauszugleiten. Aber springen wir noch mal ein paar Stunden zurück in unserem Ablauf:
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Der saubere Abgang
Zwischen 21.00 und 22.00 Uhr sollte das Garderobenpersonal bereit stehen, um nicht ganz so nachtfeste Gäste verabschieden zu können. Es versteht sich von selbst, dass die Garderobe natürlich immer besetzt ist, jedoch ist im oben genannten Zeitfenster meist mit ersten kleineren Gruppen zu rechnen, die nicht auf ihre Jacken warten wollen. Die Gäste, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln den Heimweg antreten wollen, werden es sehr zu schätzen wissen, wenn an der Garderobe die Abfahrtzeiten von Bus und Bahn aushängen oder das Garderobenpersonal auskunftsfähig ist, was die Lage der nächsten Bushaltestelle betrifft. Darüber hinaus empfiehlt es sich bei einer größeren Taxizentrale über die Veranstaltung zu informieren. Diese schickt dann selbstständig regelmäßig freie Wagen zur Location und Sie ersparen sich und Ihren Gästen ständige Anrufe. Für Notfälle sollten das Garderobenpersonal oder die Servicekräfte am Einlass gängige Taxirufe im Handy gespeichert haben.
Wenn Sie Ihre Gäste mit einem Gastgeschenk beglücken wollen, empfiehlt es sich dieses auch erst beim Abholen der Garderobe auszuhändigen, denn der Gast will sein Geschenk schließlich nicht den ganzen Abend mit sich herumschleppen. Sofern Sie mit Sponsoren zusammenarbeiten, bietet sich hier eine gute Möglichkeit, für ein zusätzliches Branding so sorgen. Alternativ steuert der Sponsor selbst ein Geschenk bei. Aber Obacht: Verschenken Sie am Ende des Abends keine Wundertüten, in denen sich Prospekte und Plunder von Sponsoren wiederfinden, die keinen Bezug zur Veranstaltung haben. Das lässt Ihre Gastfreundschaft in keinem guten Licht erstrahlen. Sie würden schließlich nach einem Essen bei sich zu Hause Ihren Gästen zum Abschied auch keine Pröbchen aus einer Frauenzeitschrift mitgeben. Ein gutes Gastgeschenk hat einen Bezug zur Veranstaltung und zum Gastgeber, denn schließlich ist der Sinn eines solchen Präsents, dass sich der Gast noch lange an diesen Abend erinnert. Ich warte übrigens seit vielen Jahren darauf, zu einer Party eingeladen zu werden, die von Tupperware gesponsert wird. Statt eines Gastgeschenks an der Garderobe würde man schon am Buffet kleine Frischhalteboxen erhalten und könnte sich einen Teil des Buffets für den Tag danach einpacken. Aber das bleibt wohl ein Traum!
Als Erinnerungsstücke eignen sich natürlich auch Fotos wunderbar. Das heißt aber keinesfalls, dass Sie unbedingt einen Fotografen für die Veranstaltung buchen sollten. Da heutzutage fast jeder Mensch eine gute Kamera in seiner Hosen- oder Handtasche mit sich führt, sind vom Veranstalter beauftragte Fotos mehr oder weniger überflüssig. Einen eigenen Fotografen benötigen Sie nur, wenn Sie im Nachgang die Presse damit befüttern wollen. Dann sollten die Fotos jedoch ordnungsgemäß beschriftet allerspätestens am nächsten Morgen in den Redaktionen aufschlagen. Stressfreier geht es, wenn Sie Agenturfotografen auf der Veranstaltung haben, die das alles viel schneller und besser können. Vergessen Sie nicht, für die Fotografen einen Raum mit Internetanschluss bereitzustellen, damit diese noch am Veranstaltungsort selbst ihre Fotos ausliefern können. Ebenfalls immer gern bei Fotografen gesehen, ist Hilfestellung bei der Identifizierung der abgelichteten Personen. Das kann entweder ein Mitarbeiter aus der PR-Abteilung sein, der auch tatsächlich jeden wichtigen Gast wiedererkennt (und weiß, wie man dessen Namen korrekt schreibt), oder auch eine Namensliste mit Fotos.
Um Erinnerungsfotos für die Gäste zu erhalten, lassen Sie am besten die Gäste selbst ran: Ein Fotoautomat, der gute alte schwarz-weiß Fotostreifen ausspuckt, kann jedes iPhone schnell alt aussehen lassen. Oder Sie bauen eine kleine Fotostation mit originellem Rücksetzer, Requisiten und beschrifteten Tafeln auf, wo der Gast allein oder als Gruppe posen kann. Entweder steht dort eine Kamera mit Selbstauslöser oder eine Kamera mit Stativ, die von einer Servicekraft bedient wird. Glauben Sie mir: Die Fotos, die an solchen Orten entstehen, sind weitaus spannender als die allseits bekannten Partybilder von trinkenden und tanzenden Menschen. In Zeiten von Facebook und Co können Sie auch wunderbar im Vorfeld eine geschlossene Gruppe oder Seite gründen, auf der die Gäste bereits während der Veranstaltung ihre selbstgemachten Fotos hochladen können. Ein schöneres Fotoalbum werden Sie mit einem gebuchten Fotografen niemals hinbekommen.
Auf den letzten Metern…
Wenn der letzte Gast gegangen ist, ist der Abend für Sie natürlich noch nicht vorbei. Auch wenn Ihre Füße Ihnen wahrscheinlich versuchen werden etwas anderes einzureden. Aber es gibt auch gute Nachrichten: Denn die weiblichen Veranstaltungsmanager unter uns dürfen nun die High Heels gegen Turnschuhe tauschen. Und wenn Sie den Abbau genauso gut geplant haben wie den Aufbau, sind es nur noch ein paar kurze Momente bis zu Ihrem Bett. Letzteres sollten Sie ernst nehmen, denn ab sofort hat jeder Dienstleister, den Sie engagiert haben nur noch einen Gedanken: So schnell wie möglich weg! Planen und besprechen Sie daher mit allen Beteiligten detailliert im Vorfeld, wann etwas abgebaut, rausgetragen und abgeholt wird. Denn meist stehen Ihren nur wenige geeignete Türen, Fahrstühle und Parkplätze zur Verfügung. Ebenfalls sollte geklärt sein, wann etwas durch wen an wen übergeben wird und wann eine Bezahlung fällig wird. Vergessen Sie nicht: Alles, was Sie im Vorfeld an Zeit in die Planung des Abbaus stecken, sparen Sie am eigentlichen Abend ein. Ihre Füße werden es Ihnen danken!
Und wenn wirklich alles zu Ende ist, prüfen Sie – und dieser Rat ist wirklich ernst gemeint – ob die Location auch tatsächlich menschenleer ist, wenn Sie sie übergeben. Vergessen Sie dabei bloß nicht die Toiletten-Kabinen!
Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>
Über die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.