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Die gute Veranstaltung, Teil 6

Es wird Zeit für ein Geständnis: Ich war noch nie in meinem Leben auf dem Oktoberfest. Wenn ich mir die aktuellen Fernsehbilder so anschaue, verspüre ich allerdings auch kein wirkliches Bedürfnis diese klaffende Bildungslücke irgendwann zu schließen. Bier ist nicht so meins und in München scheint es derzeit nichts anderes zu geben. Was für Besucher des Oktoberfestes und spontane Studentenpartys völlig in Ordnung bzw. gerade zu gewünscht ist, ist für eine Unternehmensveranstaltung jeder Art natürlich völlig undenkbar. Ihre Gäste erwarten zu Recht eine gewisse Auswahl. Unter der Annahme, dass Sie eine Abendveranstaltung planen, die ihre Gäste erst in den frühen Morgenstunden verlassen sollen, empfiehlt sich folgendes Getränkeangebot:

· Nicht-alkoholische Getränke: Wasser, Cola, Apfel- und Orangensaft. Das ist die Klassikergruppe, in der selbst die größten Mäkelfritzen wenigstens eine Sache finden. Und sie sollten in ausreichender Menge vorhanden sein, den der verantwortungsbewusste Partytrinker weiß, dass zwischen jedes Glas Alkohol ein Glas Wasser oder Cola gehört.

· Wein: Wenn Sie nicht gerade zum Galadinner bitten, bei dem zu jedem Gang der passende Wein gereicht wird, sind jeweils ein Rotwein und ein Weißwein auf Ihrer Getränkekarte durchaus angemessen. Vergessen Sie nicht: Bei der Auswahl des Weines gilt es den Geschmack der Allgemeinheit zu treffen und nicht Ihren persönlichen. In jedem Fall sollten Sie im Vorfeld der Veranstaltung den Wein beim Caterer bzw. Barbetreiber verkosten oder einen Kenner damit beauftragen. In der Regel empfehlen sich ein trockener Rotwein und ein halbtrockener Weißwein.

· Champagner, Sekt oder Prosecco: Eines davon sollten Sie insbesondere für die Damenwelt anbieten. Auf zahlreichen Veranstaltungen habe ich jedoch gelernt: Nur die wenigsten Leute können tatsächlich zwischen Champagner und Sekt unterscheiden. Also überlegen Sie sich gut, ob die Mehrkosten tatsächlich notwendig sind. Eine Runde Champagner für Ihre Mitarbeiter nach dem erfolgreichen Abschluss eines Projekts hat wahrscheinlich eine höhere Wirkung als das Ausschenken auf einer Party.

· Bier: Hier geht es ähnlich wie beim Wein darum den Geschmack der Allgemeinheit zu treffen. Es gibt Biermarken für die bekommt man ganz sicher keinen Kreativitätsbonus, aber sie werden eben von allen gern getrunken. Eine dieser Marken sollten Sie wählen.

· Long Drinks sind eher ein Kann – kein Muss. Beschränken Sie die Auswahl auf maximal drei: Zwei Klassiker, wie beispielsweise Gin Tonic, und einen der gerade überall angeboten wird und voll im Trend ist.

· Kaffee ist ebenfalls ein Kann, aber dafür ein gern gesehenes. Wenn Sie Kaffee anbieten wollen, dann aber auch richtig. Pumpkannen mit Filterkaffee auf dem Buffet wären nicht richtig. Wenn Ihr Caterer bzw. der Locationbesitzer die Infrastruktur für GUTEN Kaffee hat und Espresso, Cappuccino und Latte Macchiato zaubern kann, sollten Sie ihren Gästen die Chance darauf nicht verwehren. Ab 22 Uhr können Sie die Kaffeemaschinen aber getrost abschalten lassen.

Lassen Sie die Getränkeauswahl nicht zu groß werden. Je überschaubarer und einfacher es ist, desto geringer sind die Wartezeiten an der Bar. Veranlassen Sie, dass auf Tafeln oder kleinen Getränkekarten das Angebot für jeden Gast einsehbar ist. So verhindern Sie, dass Ihre Barkeeper gezwungen sind, jedem Gast einzeln das Angebot vorzutragen.

Die Getränke sollten wie das Essen möglichst allen Gästen schmecken. Deshalb sollten Sie immer (wie schon erwähnt) allseits bekannte und beliebte Getränkemarken wählen. Als i-Tüpfelchen kann natürlich immer zusätzlich ein Getränk angeboten werden, das ihre Gäste noch nicht kennen und bestenfalls auch einen Bezug zum Gastgeber hat – also ein spezielles Bier von der lokalen Brauerei um die Ecke oder ein Wein aus einem Anbaugebiet, in dessen Nähe man gerade ein neue Filiale eröffnet hat.

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Getränke-Sponsoring

Wenn Sie eine größere Anzahl von Gästen und vielleicht sogar Journalisten erwarten, gibt es auch die Möglichkeit sich einzelne Getränke von den jeweiligen Herstellern sponsern zu lassen. Hierzu sollten Sie frühzeitig die jeweiligen Anbieter ansprechen. Folgendes sollten Sie dabei beachten:

1) Unter Umständen ist Ihr Caterer oder Location-Inhaber überhaupt nicht begeistert, wenn Sie mit einem Getränkesponsor zusammenarbeiten, denn das schmälert seinen Umsatz unter Umständen enorm. Sprechen Sie im Vorfeld also mit allen Beteiligten.

2) Der Getränkehersteller will natürlich auch eine Gegenleistung für sein Sponsoring haben. Bevor Sie auf Hersteller zu gehen, sollten Sie sich Gedanken machen, welche Gegenleistungen Sie anbieten können: Ein gebrandeter Stand auf der Veranstaltung sowie eine Erwähnung in der Pressemitteilung könnten so eine Gegenleistung sein. Welchen Deal Sie am Ende auch machen: Das Image der Getränkemarke sollte natürlich auch zum Image der Veranstaltung und Ihres Auftraggebers passen.

Zurück zum Anfang

Ihre Gäste mit einem kleinen Getränk zu begrüßen, hat natürlich Stil und lässt ihre Gäste positiv in den Abend hingleiten. Folgende Fehler sollten Sie diesbezüglich unbedingt vermeiden:

1) Die Hostessen mit den Begrüßungsgetränken gehören in den Eingangsbereich – jedoch immer hinter die Garderobe. Ersparen Sie ihren Gästen mit einem Glas in der Hand sich ihrer Wintermäntel und Taschen entledigen zu müssen.

2) Auf den Tabletts der Hostessen sollte etwas Besonders stehen. Also bitte nichts, was Sie eh schon auf der Karte haben. Die Lebensmittelfarbenindustrie macht es heute möglich, dass Barkeeper auch kleine nette Drinks in Ihren Coporate-Design-Farben mixen können. Das peppt jede schnöde Sekt-Orangen-Saft-Mischung wenigstens ein bisschen auf.

3) Ersparen Sie Schwangeren, trockenen Alkoholiker und anderweitig abstinenten Menschen erklärungsbedürftige Momente und bieten Sie eine alkoholfreie Variante des Welcome-Drinks mit an.

Lesen Sie auch die bisher erschienenen Beiträge zur Serie:

Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>

thea_wullf_grundyufa_150x150pxÜber die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.