In ihrem neuesten Gastbeitrag stellt Dr. Clara Herdeanu ihre persönliche Top 10 der kostenfreien PR-Tools und hilfreichen Webseiten vor, die die tägliche PR-Arbeit erleichtern.
1. Zeitungsrecherche: Zeitungsmap
Die Webseite Zeitungsmap bietet eine hilfreiche Übersicht deutscher Tageszeitungen mit Vollredaktionen. Nutzer können die Datenbank nach Bundesländern, Kategorien ((über-)regional, Boulevard) oder Namen durchforsten und erhalten auf den Kurzprofilen wichtige Eckdaten zu Auflagenzahlen, regionalen Ausgaben sowie eine Auflistung der lokalen Mitbewerber.
2. Projektmanagement und Mindmapping: Meistertask und Mindmaster
Bei der PR-Arbeit ist vor allem eine Fähigkeit gefragt: Multitasking. Um bei all dem kreativen Chaos und den unterschiedlichen Projekten nicht den Überblick zu verlieren, empfehlen sich Projektmanagementtools. Mit Meistertask lassen sich schnell und einfach verschiedene Projekte anlegen, Aufgaben zuweisen und Materialien anhängen. Da es selbst in der kostenfreien Variante für den Desktop sowie als Mobile-Version verfügbar ist, behält man auch unterwegs den Überblick. Wer seinen kreativen Prozess gerne visuell unterstützt, dem sei auch Mindmaster empfohlen. Beide Tools können miteinander verbunden werden, sodass keine Ideen mehr verloren gehen.
Großer Pluspunkt bei beiden Tools: Da es sich um ein deutsch-österreichisches Unternehmen handelt, speichert Meistertask die Daten auch in Europa. Für den Datenschutz und rechtliche Fragen ist dies nicht irrelevant.
3. Website-Statistiken: Similarweb und MuStat
Nicht alle Online-Medien veröffentlichen valide Zugriffszahlen. Eine kurze Recherche bei similarweb liefert einen Überblick zu den total monthly visits, der durchschnittlichen Anzahl der besuchten Unterseiten, der Länderaufteilung und weiteren Informationen. Außerdem können Nutzer hier auch nach den meistbesuchten Seiten in bestimmten Regionen und Kategorien wie zum Beispiel News and Media suchen.
Alternativ kann man auch das Online-Tool MuStat nutzen. MuStat liefert neben den monatlichen Zugriffszahlen auch eine Übersicht über tägliche, wöchentliche sowie jährliche Webseitenbesucher und Views.
4. Journalistenrecherche: kress, torial und LinkedIn
Neben kostenpflichtigen Tools zur Journalistenrecherche wie Meltwater, Cision und Co. gibt es auch eine Vielzahl kostenfreier Angebote. Torial ist eine Online-Plattform für Journalisten, auf der sie sich präsentieren und miteinander vernetzen können. Die Registrierung bei torial ist zwar nur für Journalisten möglich, allerdings können auch Außenstehende über den Dienst Medienkontakte recherchieren und über das eigene Kontaktformular anschreiben. Der Mediendienst kress bietet mit kress Köpfe eine weitere Übersicht registrierter Medienschaffender. Die Anmeldung ist hier nicht nur Journalisten vorbehalten. Nicht zu unterschätzen sind LinkedIn sowie Twitter. In diesen sozialen Netzwerken tummeln sich mittlerweile viele Journalisten.
5. Monitoring: Google Trends und Google Alerts
Mit Trends und Alerts bietet Google zwei Tools an, mit denen Themen im Netz beobachtet werden können. Google Alerts zu ausgewählten Suchausdrücken lassen sich mit einem Google-Konto schnell und unkompliziert einstellen, sodass man keine Neuigkeiten dazu mehr verpasst. Google Trends hingegen betrachtet die Metaebene. Hier sehen Nutzer in relativen Werten, welche Wörter seit 2004 wo wie oft bei Google gesucht wurden. Wer es genauer wissen will, kann die Analyse zeitlich und lokal eingrenzen und sogar Suchausdrücke und -themen miteinander vergleichen.
6. Telefonkonferenzen und Videochats: Zoom
Trotz E-Mails, Slack und Co. sind und bleiben Telefonate in der Kommunikationsbranche unersetzlich. Gerade bei Abstimmungen mit mehreren Akteuren und über unterschiedliche Landesgrenzen hinweg, kann es schnell entweder teuer oder kompliziert werden. Eine empfehlenswerte Alternative ist das Tool Zoom. Bereits in der freien Basisversion können nach der Registrierung internationale Telefonkonferenzen und Videotelefonate durchgeführt werden.
Zusätzlich kann bei den Gesprächen der Bildschirm mit den anderen Gesprächsteilnehmer geteilt werden oder das Gespräch aufgezeichnet werden. In der kostenpflichtigen Version entfällt dann auch die zeitliche Beschränkung auf 40 Minuten. Das Tool lässt sich leicht mit den üblichen Kalenderformaten verbinden, sodass sämtliche Einwahldaten gleich per Kalendereinladung an alle Teilnehmer verschickt werden können.
7. Screenshots kompletter Webseiten: Fireshot
Geht es darum, Online-Veröffentlichungen fürs Archiv zu speichern, gelangt man schnell an die Grenzen normaler Screenshot-Optionen. Das kostenfreie Tool Fireshot lässt sich in den Browser integrieren und macht schnell und einfach Screenshots kompletter Webseiten. Die Screenshots können anschließend entweder als Bilddatei oder PDF abgelegt werden.
8. Sicherer Internet-Browser: Firefox
Wer einen leistungsfähigen und sicheren Browser sucht, ist mit Mozillas Firefox gut beraten. Dank seines umfangreichen Tracking-Schutzes und des Fokus auf Privatsphäre ist es der einzige Browser, der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik empfohlen wird (hier in der Extended Support Release Version). Mit dem eigenen Account und der Synchronisationsfunktion bleiben außerdem Lesezeichen etc. selbst beim Wechsel des Endgeräts erhalten. Zusätzlich bietet Firefox weitere hilfreiche Funktionen wie zum Beispiel den Passwortmanager Lockwise, Pocket sowie Firefox Send an.
9. Versand größerer Dateien: Firefox Send
Sobald größere Dateien wie Bilder, Präsentationen etc. verschickt werden müssen, wird der normale E-Mail-Versand problematisch. Firefox Send bietet dafür eine charmante Alternative. Mit einem kostenlosen Firefox-Account können Download-Links erstellt und verschickt werden. Zusätzlich kann man die Höchstzahl der Downloads (maximal 100) und die Verfügbarkeit (maximal sieben Tage) beschränken sowie die Downloads per Passwort schützen.
10. Quellen- und Literaturverwaltung: Zotero
Auch wenn das kostenfreie Literaturverwaltungsprogramm Zotero eigentlich aus dem akademischen Kontext kommt, ist es auch für die PR-Arbeit hilfreich. Sobald es mit dem Browser verknüpft ist, können mit nur einem Klick alle relevanten bibliographischen Angaben von Büchern, Zeitungen, Magazinen, Artikeln und Webseiten gespeichert werden – und der Profi verliert so nicht mehr den Überblick über die zahlreichen digitalen sowie analogen Quellen.
Mit einem zusätzlichen PlugIn lässt sich das Open-Source-Tool leicht mit Word, Google Docs und Co. verbinden, sodass man beim Schreiben im Handumdrehen auf seine Quellen verweisen kann. Außerdem findet sich eine Vielzahl an internationalen Zitierstilen auf der Webseite, sodass für jeden Geschmack etwas dabei ist. Mit dem Zotero-Account ist die eigene digitale Quellensammlung nicht nur auf dem eigenen Rechner, sondern überall verfügbar. Wenn nur eine Literaturliste angelegt werden soll, ist die abgespeckte zoterobib-Version ohne Download zu empfehlen.
Über die Autorin: Dr. Clara Herdeanu (Twitter: @sprachrealitaet) ist promovierte Linguistin, PR-Expertin und Lead Communications Manager des Technologieunternehmens XAIN AG. Zuvor beriet sie Digitalunternehmen wie Mozilla, StackOverflow und Open-Xchange bei der internationalen PR-Agentur Ballou und kommunizierte für den Weltmarktführer ebm-papst. Die Digitalisierung, Künstliche Intelligenz sowie Datenschutz stehen im Fokus ihrer PR-Arbeit, das Spannungsverhältnis von Sprache, Macht und Medien im Mittelpunkt ihrer wissenschaftlichen Arbeiten. Herdeanu veröffentlicht u.a. Fachbeiträge im Pressesprecher, im Digitalmagazin t3n und bei MiGAZIN. Die Linguistin erhielt Stipendien der Studienstiftung des deutschen Volkes, der Konrad-Adenauer-Stiftung sowie der Deutschlandstiftung Integration.
Mehr Informationen: www.sprachrealitaet.de