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i²-Kommunikation – Interne Kommunikation für Diktatoren!

Interne Kommunikation ist weit mehr als das Versenden von Geschäftsführer-Memos oder das Veröffentlichen von Artikeln im Intranet. Thea Wulff zeigt in der neuen Reihe „i2-Kommunikation“ auf, dass Interne Kommunikation Mitarbeiter nicht nur informieren, sondern auch motivieren, an das Unternehmen binden und zu wertvollen Multiplikatoren machen muss. Interne Kommunikation darf daher nicht mehr alleinige Teilaufgabe einer Kommunikationsabteilung sein, sondern muss in das gesamte Unternehmen über alle Bereiche hinweg integriert werden. Aus der klassischen Internen Kommunikation wird Integrierte Interne Kommunikation = i2 Kommunikation. Zum Abschluss der Serie zeigt Thea Wulff, dass Sie alles bisher Geschriebene aber auch getrost vergessen können.

Liebe Könige und Diktatoren,

die Zeiten sind hart. Der Mitarbeiter von heute tut nicht einfach mehr nur das, was man ihm sagt und freut sich am Ende des Monats über die pünktliche Auszahlung seines Gehalts. Der moderne Mitarbeiter will mehr. Er will Informationen, Hintergründe analysieren und verstehen, sich entfalten, eigene Ideen entwickeln und am Ende sogar das Unternehmen mitgestalten. Wir sind uns darüber einig, dass all diese angeblich zeitgemäßen Bedürfnisse der Mitarbeiter deren eigentliche Absicht nur verschleiern.

Der eigenständig denkende und handelnde Mitarbeiter hat nur eines im Sinn: Die Unfehlbarkeit Ihrer Entscheidungen anzuzweifeln. Er stellt damit eine unmittelbare Bedrohung Ihrer Macht dar, die es schnellstmöglich zu unterbinden gilt. Eine strategisch gut durchdachte Interne Kommunikation kann hier sehr hilfreich sein. Ich möchte Ihnen daher ein paar gut gemeinte Ratschläge mit auf den Weg geben, mit denen Sie die guten alten Zeiten in Ihrem Unternehmen wieder aufleben lassen können.

1) Think very small or very big

Eine machterhaltende Interne Kommunikation sollte entweder sehr klein oder sehr groß sein. Wenn Sie wenig Geld ausgeben wollen, ernennen Sie am besten Ihre Chefsekretärin zur Stabstelle für Interne Kommunikation. Eine gute Sekretärin kann das auch nebenbei machen. Erklären Sie ihr, dass sie ab sofort für die Organisation der Weihnachtsfeier zuständig ist und wichtige Informationen in Ihrem Namen an alle Mitarbeiter schicken soll. Was wichtig ist, muss sie in ihrer neuen verantwortungsvollen Position natürlich selbst entscheiden – Hauptsache es nichts Vertrauliches dabei. Lassen Sie in Ihrem einmaligen Gespräch zu diesem Thema unbedingt in einem Nebensatz fallen, dass alles, was über ihren Schreibtisch geht, vertraulich ist. Die Zwickmühle in der sich Ihre Sekretärin nun befindet, wird dazu führen, dass es zahlreiche Memos zum Essensangebot in der Kantine geben wird und die Dame selbst sich bereits im Januar mit der Planung der Weihnachtsfeier beschäftigen wird.

Wenn Sie mehr Geld in die Hand nehmen wollen, gründen Sie für die Interne Kommunikation eine große neue Abteilung mit Leitung, Assistentinnen und allem Drum und Dran. Geben Sie den neuen Mitarbeitern ein wirklich großzügiges Budget und den Auftrag, das gesamte Unternehmen schnellstmöglich corporate zu machen. Fordern Sie eine Implementierung der Unternehmenskultur, die Durchdringung der Unternehmensvision und vor allem schnelle und sichtbare Maßnahmen. Sie werden sehen: Ihre neuen Handlanger werden die Mitarbeiter binnen Wochen ins Komma branden, so dass niemand mehr Lust auf Diskussionen mit Ihnen hat. Und wenn doch, hat Ihnen Ihre neue Abteilung bis dahin genügend textliches Futter verschafft, um mit aufsässigen Mitarbeitern ausschließlich über normatives Management zu reden. Das wird ihnen den Rest geben.

2) Auf die Länge kommt es an

Wer müde oder hungrig ist, stellt keine Fragen. Das sollten Sie immer beherzigen, wenn es um die Planung von Mitarbeiterinformationsveranstaltungen geht. Legen Sie diese also in jedem Fall 60 Minuten vor den Beginn der Mittagspause oder den Feierabend. Sie sollten dann mindestens zwei Stunden reden, bevor Sie die allgemeine Fragerunde eröffnen. Um Hunger und Müdigkeit auf das höchste Level zu bringen und dem Mitarbeiter unmissverständlich klar zu machen, wo Sie ihn sehen, muss Ihre Rede oder Präsentation von einer Grundannahme ausgehen: Der Mitarbeiter ist unfähig, das große Ganze zu erfassen.

Bevor Sie also mit der eigentlichen Nachricht rausrücken, stellen Sie zunächst einmal ausführlich dar, wie die allgemeine Situation der Branche und des Unternehmens ist und vergessen Sie nicht, ebenso ausführlich darzustellen, welche daher notwendigen Schritte im Unternehmen in den letzten zwölf Monaten umgesetzt wurden. Ein geübter Redner kann diesen Teil locker auf 60 Minuten strecken und ist sich damit der exponentiell abnehmenden Aufmerksamkeit seiner Zuhörer gewiss. Nach zwei Stunden eröffnen Sie die Fragerunde. Es versteht sich von selbst, dass die erste Frage von einem Mitarbeiter Ihres Vertrauens gestellt wird und von Ihnen in der gleichen Langatmigkeit beantwortet wird, die Sie auch für Ihren Vortrag aufgewendet haben. Nicht vergessen: Vor der eigentlichen Antwort kommt ein ausführlicher Rückblick der bisherigen Ereignisse, damit alle auf dem gleichen Stand sind. Den Rest können Sie der guten alten Gruppendynamik überlassen. Wenn Sie in der Mehrheit der Gesichter „Ich will hier weg“ lesen, wird sich keiner mehr trauen, die Veranstaltung mit einer weiteren Frage unnötig in die Länge zu ziehen.

3) Nutzen Sie den Buschfunk

Ein wichtiges Gesetz der zwischenmenschlichen Kommunikation lautet: Fehlende offizielle Informationen sind der beste Nährboden für Gerüchte. Die Summe aller Gerüchte in einem Unternehmen nennt man dann Buschfunk. Dies müssen Sie sich unbedingt zunutze machen und daher relevante Informationen in jedem Fall zurückhalten. Ihre Mitarbeiter werden die Nachrichten per Buschfunk trotzdem irgendwie irgendwo erhalten. Aber sie werden nie wissen, wie hoch der Wahrheitsgehalt der Information ist und sich im Irrgarten der verschiedenen Versionen schnell verlaufen.

Glück für Sie. Denn Sie müssen nur zwei, drei Mal eine aufmüpfige Frage eines Mitarbeiters, die auf einem Gerücht basiert, mit großem Getöse zurückschlagen und schon wird sich nie wieder jemand in Ihrer Firma trauen, Sie mit unangenehmen Themen zu belästigen. Der Buschfunk lässt sich darüber hinaus wunderbar einsetzen, um allen zu verdeutlichen, dass in Ihrem Unternehmen alle gleich und manche eben gleicher sind. Erlassen Sie beispielsweise eine Richtlinie, dass ab sofort alle nur noch Economy-Class fliegen dürfen und sorgen Sie anschließend dafür, dass Sie von ein bis zwei Mitarbeitern beim Verlassen der Business-Class gesehen werden. Wenn Sie für einen guten Buschfunk gesorgt haben, dauert es nur ein paar Stunden, bis alle Mitarbeiter über Ihre Alleinherrschaft informiert sind. Und ein Memo haben Sie auch noch gespart.

4) Extern first

Wann immer es wichtige Neuerungen im Unternehmen gibt, sprechen Sie zuerst mit einem wohlgesonnen Journalisten darüber und warten Sie die Veröffentlichung des Artikels ab, bevor sie Ihre Mitarbeiter informieren. Damit schlagen sie gleich vier Fliegen mit einer Klappe. Erstens machen Sie Ihren Mitarbeitern damit klar, dass Sie sie durchschaut haben und ihnen schon deshalb nicht vertrauen können. Denn als kluger Mensch wissen Sie, dass Mitarbeiter grundsätzlich jede Information aus dem Unternehmen sofort auf Facebook posten und damit jedes strategische Vorgehen zunichtemachen. Zweitens nutzen Sie mit diesem Vorgehen einen der wichtigsten Grundsätze unserer Gesellschaft: Was in der Zeitung steht, stimmt. Sie und Ihre Entscheidung sind unantastbar, wenn in der Zeitung nicht nur steht, dass Sie entschieden haben, sondern dass Sie vor allem richtig entschieden haben. Und das lässt sich mit einem eigenen Zitat ja auch wunderbar belegen.

Drittens ist ein Journalist nie so nah am Unternehmen wie ein Mitarbeiter. Die Gefahr lästiger Hintergrundfragen basierend auf Insiderwissen lässt sich mit dieser Herangehensweise um ein Vielfaches reduzieren. Viertens ist dieses Vorgehen effizient. Sie sparen viele Worte und Papier, wenn Sie Ihre Mitarbeiterinformation mit dem Satz: „Wie Sie bereits der Presse entnehmen konnten…“ einleiten können. Geben Sie anschließend mit eigenen Worten nochmal kurz den Inhalt des Artikels wieder. Das verschafft kritischen Mitarbeitern den Eindruck, sie würden über den Artikel hinaus noch weitere Hintergrundinformationen erhalten.

5) Isolieren und Verstecken

Beschäftigte Mitarbeiter haben keine Zeit für Revolution. Und eine gute Beschäftigung für Mitarbeiter ist die Suche nach Informationen. Versenden Sie daher nützliche Infos grundsätzlich nur einmal per E-Mail und lassen Sie diese dann im Nirwana des Mailprogramms jedes einzelnen Mitarbeiters aufs Unauffindbare vergammeln. Unterbinden Sie die Erstellung von Übersichten für beispielsweise Ansprechpartner und Zuständigkeiten und geben Sie keinesfalls Geld für technische Infrastruktur aus, die womöglich noch Wissensmanagement ermöglicht.

Appellieren Sie immer wieder an die Holschuld jedes einzelnen Mitarbeiters, was Informationen betrifft und bestrafen Sie Mitarbeiter, die aufgrund fehlender Informationen Fehler machen. Zerschlagen Sie alle Ansätze von abteilungsübergreifender Zusammenarbeit. Zusammenkünfte in der Teeküche zur Befeuerung des Buschfunks sind wichtig, aber niemals dürfen die hohen Mauern zwischen den einzelnen Abteilungen von Mitarbeitern überwunden werden. Die rechte Hand darf nicht wissen, was die linke tut. Arbeitsteilung ist gut – Informationsteilung noch viel viel besser. Dies wird schnell dazu führen, dass jeder Mitarbeiter mehr damit beschäftigt ist, sich abzusichern und auf Stand zu halten, als darüber nachzudenken, wie man es wohl besser machen könnte. Für Letzteres sind ja auch schließlich allein Sie fähig und berufen.

All diese Maßnahmen werden Sie auf ewig zum Einäugigen unter den Blinden machen. Und vergessen Sie niemals: Der langfristige unternehmerische Erfolg ist einzig und allein von Ihrer Machtposition abhängig. Schützen Sie sie!

Herzlichst,

Thea Wulff

Über die Autorin: Thea Wulff (geb. 1980) studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Aktuell verantwortet Wulff die Leitung der Bereiche Unternehmenskommunikation und Personalentwicklung. Im April 2013 erschien über medienrot ihr eBook „Über den roten Teppich an die Bar“ – ein kompakter Leitfaden für die Planung und Organisation von Firmenevents und ähnlichen Veranstaltungen.