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Eventkommunikation: Was den Messebesuch aus Besuchersicht perfekt macht

Foto: © Fotolia/davis

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Messen sind eine echte Herausforderung – nicht nur für die ausstellenden Unternehmen, sondern auch für die BesucherInnen. Denn sie sollen ja mit guten Kontakten und gern auch Aufträgen in der Tasche von einem Messebesuch zurückkommen. Unternehmen können diesen Menschen ihren Besuch erleichtern – mit der entsprechenden Kommunikation im Vorfeld, perfekt aufbereiteten Materialien und natürlich guten Personal vor Ort.

Das Personal an Messeständen arbeitet für das Unternehmen, das den Stand betreibt. Und dieses möchte neue Kontakte bzw. Aufträge generieren – von Leuten, die aus dem gleichen Grund zur Messe gekommen sind und den Weg zum Stand gefunden haben. Was man sich also immer vor Augen halten sollte: Unternehmen, die auf Messen ausstellen, wollen Kontakte und Menschen, die Messen besuchen wollen Kontakte. Damit diese Erwartungen von beiden Seiten eines Messe-Counters auch zusammengehen, gibt’s hier sechs kurze Tipps für gutes Messepersonal.

Gutes Messepersonal ist …

1. Kontaktfreudig
Da es auf Messen, wie schon mehrfach erwähnt, um das Knüpfen von Kontakten geht, sollte Ihr Personal auf (fremde) Menschen zugehen und Kontakte – freundlich, höflich und sprachlich sauber – anbahnen können. Das ist schon mal die Grundvoraussetzung, die Messepersonal in jedem Fall erfüllen muss. Ignoranz und Lustlosigkeit sind hier absolut fehl am Platz.

2. Inhaltlich kompetent
Am Messestand geht es natürlich nicht nur um Aufgeschlossenheit, sondern vor allem auch um kompetente Beratung. Das eigene Messepersonal sollte unbedingt über die Dienstleistungen, Services oder Produkte Bescheid wissen und dies auch vermitteln können. Alles andere wirkt leider unprofessionell – und dieser Eindruck färbt schnell auch auf das ausstellende Unternehmen ab.

3. Sprachbegabt
Eine vernünftige Ausdrucksweise in der eigenen Muttersprache ist selbstverständlich, doch gutes Personal sollte auch in Fremdsprachen sinnvoll antworten können. Dabei sollte fließendes Englisch – idealerweise für alle Personen am Stand – die Minimalanforderung sein. Es hilft außerdem, sich bei der Zusammenstellung des Messeteams an dem zu erwartenden Publikum zu orientieren. Dabei muss nicht jedes Teammitglied gleich in drei oder vier Sprachen fit sein. Wenn am Stand aber neben Englisch auch Französisch und Spanisch gesprochen wird, ist schon viel gewonnen.

4. Besucherorientiert
Guter Service ist die halbe Miete! Ihr Messepersonal ist für Besucher oft der allererste Kontakt zu Ihrem Unternehmen. Es sollte also entsprechend geschult sein und je nach Situation eine Sitzplatz und/oder ein Getränk anbieten und bereits erste Fragen aufnehmen und beantworten können, bevor der Besucher zum richtigen Anprechpartner auf dem Stand weitergeführt wird.

5. Effizient
Messebesucher haben meist schon im Vorhinein eine Liste mit Terminen und Ständen, die sie im Messeverlauf abarbeiten wollen. Dem gilt es bei Meetings am Stand Rechnung zu tragen! Ein Messegespräch oder eine Kontaktanbahnung sollte für den Standbesucher zügig, sorgfältig, freundlich und inhaltlich kompetent abgewickelt werden. Dann dürfte einer vertiefenden Geschäftsbeziehung nichts mehr im Wege stehen.

6. Seriös gekleidet
Gutes Personal trägt gute Messekleidung. Und nein, gemeint sind nicht die hautengen und zu kurzen Kleidchen oder die viel zu hohen Schuhe! Wir sprechen hier von seriöser Kleidung und bequemen Schuhen, die es Ihrem Personal erlauben, den ganzen Tag auf den Beinen zu sein. Denn: Menschen, die sich in ihrer Kleidung wohlfühlen können, arbeiten einfach besser. Inwiefern die seriösen und geschmackvollen Outfits für das Messepersonal dann auch gleich noch auf die Corporate Identity des Unternehmens einzahlen, bleibt natürlich jedem selbst überlassen.

Fazit

Neben einer guten Vor- und Nachbereitung (eine kleine Checkliste zur Messekommunikation gibt’s hier >>) lohnt es sich, in gutes Personal zu investieren. Wer sein Messepersonal gut ausbildet, ordentlich kleidet und obendrein auch noch fair bezahlt, profitiert als Unternehmen am Ende von dessen freundlicher Ausstrahlung und guter Arbeit vor Ort.

Über den Autor:
jst-autorenbildJens Stoewhase ist Geschäftsführer der Rabbit Publishing GmbH, die das Onlinejournal medienrot.de im Auftrag der Landau Media AG betreibt. Dabei ist er auch immer wieder als Produzent von Videoinhalten aktiv. Bis Ende 2011 betreute er selbst u.a. die digitalen Aktivitäten zahlreicher kommerzieller Kinder- und Jugendmagazine und YPS. Stoewhase arbeitete vorher jahrelang für den Onlinebereich der TV-Serie „Gute Zeiten, Schlechte Zeiten“, als Freelancer im Musikbereich und entwickelte Konzepte für digitale Angebote im Entertainmentsegment.