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Effiziente Besprechungen und warum es sie eher selten gibt.

„Was zum … mache ich hier eigentlich?” – Haben Sie auch schon einmal in einer Besprechung gesessen und sich genau diese Frage gestellt? Effiziente Meetings können ein Team weiterbringen, können den Ablauf eines Projektes ordnen und Fragen klären – ineffiziente Besprechungen hingegen sind reine Zeitverschwendung und kosten das Unternehmen eine Menge Geld. Letzteres scheint (leider) häufiger der Fall zu sein.

Die Fakten zu Beginn
Für die folgende Infografik wurden Informationen von Visual.ly bezogen, ein Content-Marketing-Service, der Umfragen zum Thema Besprechungen durchgeführt und Gründe für deren häufige Ineffizienz gesammelt hat.

Die Infografik zu den Problemen ineffizienter Besprechungen zeigt auf, wie viel Zeit pro Woche für Meetings aufgebracht wird und warum diese wertvollen Stunden und Minuten häufig nicht sinnvoll genutzt werden. E-Mails oder die sozialen Netzwerke, die während der Besprechung „nur mal schnell“ auf dem Smartphone gecheckt werden, sind Ablenkungsfaktor Nummer 1.

Es wurde herausgefunden, dass unproduktive Meetings in den USA jährlich Kosten von mehr als $37 Billionen verursachen. Zwar wird die Zahl in Deutschland nicht ganz so hoch, aber sicher immer noch überraschend sein. Fakt ist, ist eine Besprechung effizient, so ist sie eine Zeitverschwendung, kostet Geld und demotiviert Mitarbeiter.

In einer Welt, in der wir tagtäglich mit mehr und mehr Informationen konfrontiert werden, ist es wichtig zu wissen, was für uns von Relevanz ist. Womit sollten wir uns beschäftigen? Was bringt uns weiter? Was sind die eigenen Zeitfresser?

Gründe für ineffiziente Besprechungen
Gähn. Irgendwie hat es für viele etwas Einschläferndes, wenn sie den Konferenzraum betreten. Da wird sich erstmal ein Keks geschnappt, Kaffee vor einem und das Handy griffbereit, falls sich der Chef mal wieder in ein Thema verrennt und einen 20-Minuten Monolog führt. Es kann kein Zufall sein, dass so viele hart arbeitende und schlaue Leute genau dieses Szenario so gut kennen.

Grund hierfür ist, dass viele Meetings so gestaltet sind, dass man mit passivem Zuhören ganz gut durchkommt. Die eigene Meinung ist nicht unbedingt gefragt und sowieso hast man mit dem Thema, um das es in der heutigen Besprechung geht, nicht viel am Hut. Da schaltet das Gehirn doch gern ab. Dies ist nur eines der Probleme, die Besprechungen zu Zeitfressern im Arbeitsleben machen.

Weitere Fehler, die bei der Planung und Durchführung von Besprechungen gemacht werden:

  • Meetings finden statt, ohne dass wirklich Bedarf besteht (z. B. fest im Kalender eingetragene Montagsabsprachen)
  • Meetings sind zu lang und werden „ohne Rücksicht auf Verluste“ durchgezogen
  • Fehlende Vorbereitung und fehlende Agenda
  • Multi-Tasking der Teilnehmer während des Meetings (E-Mails, Social Media usw.)
  • Abschweifung vom eigentlichen Thema
  • Fehlendes Selbstvertrauen, die eigene Meinung auszusprechen
  • Kein Protokoll
  • Keine Umsetzung der gesammelten Ideen und Festlegungen

Weg vom Problem – Hin zur Lösung

Nun sind wir ja alle recht gut im Nörgeln – das liegt uns wohl so im Blut. Dass viele Leute Meetings zum Gähnen finden, das Gefühl haben, ihre Meinung eh nicht äußern zu können und lieber durch Facebook scrollen, liegt auf der Hand. Meist geht auf dem Weg zum Konferenzraum bereits ein kollektives Stöhnen durch die Runde. Was kann dagegen unternommen werden?

Gar keine Meetings mehr?

Vor allem in Zeiten von digitaler Kommunikation, von Angestellten im Homeoffice und neuen Wegen der Arbeitsorganisation, sind Team-Meetings unerlässlich. Gar keine Besprechungen zu veranstalten, bedeutet einen wichtigen Teil der Kommunikation und des Austauschs zwischen Kollegen zu unterbinden.

Besprechungen auf das Wichtigste beschränken

Wie bereits gesagt – Informationen strömen nur so auf uns ein und wir müssen unsere Zeit gut einteilen. Aus diesem Grund ist die effektivste Lösung, um Meeting-Problemen Herr zu werden, Besprechungen nur auf das Wichtigste zu beschränken!

Auch hilft es Frustrationen zu vermeiden, wenn der Organisator des Meetings in der Lage ist, eine realistische Zeiteinschätzung für die Besprechung im Vorhinein zu treffen und diese dann auch einzuhalten. Das setzt voraus, dass klar definiert wurde, was besprochen werden soll und die Agenda den Teilnehmern zur Verfügung gestellt wird.

Nur die Mitarbeiter zum Meeting einladen, die das Thema betrifft

Nur wenn ein Thema für mich relevant ist, bin ich so richtig dabei. Ich will in der Lage sein, zu Wort zu kommen. Ich will gehört werden und den Verlauf eines Projektes mitbestimmen. Das ist nur möglich, wenn die Runde in der Besprechung so klein wie möglich, aber so groß wie nötig gehalten wird.

Nebenbeschäftigungen unterbinden

Wie die Infografik zeigt, beschäftigen sich 92 Prozent der Meeting-Teilnehmer während der Besprechung mit etwas anderem. Sind alle mit voller Konzentration bei der Sache, ist man (natürlich) effektiver.

Einen Laptop sollte nur der Protokollführer mitbringen und es sollte klar werden, dass Multi-Tasking tabu ist.

Offene Gesprächskultur fördern

Besprechungen können für viele Angestellte eine stressige Situation darstellen, wenn sie sich nicht wohlfühlen und sich nicht trauen, ihre Meinung zu äußern. Offene Kommunikation ist gefragt, bei der jeder motiviert ist, einen Beitrag zu leisten und das Meeting so produktiv wie nur möglich werden zu lassen.

„Positive Psychologie“ – Schon einmal davon gehört? Es ist die Lehre davon, sich auf die Stärken jedes Menschen und darauf zu konzentrieren, was glücklich macht. Ansätze aus dieser Wissenschaft sollten Einzug in die Köpfe und auch auch in Konferenzräume finden.

Nehmen Sie des Öfteren an langweiligen oder ineffizienten Meetings teil, so fangen Sie doch einfach damit an, dieses Muster aufzubrechen. Ihre Lebenszeit ist zu kurz, um sie bei einer Besprechung zu verschwenden, die Ihnen überhaupt keinen Nutzen bringt. Nicht nörgeln, ändern!

Über die Autorin: Filiz Scarcella ist Dozentin, Unternehmerin und Mentor. Sie war jahrelang an verschiedenen IT- und Business-Projekten beteiligt und unterstützt Projektleiter und Führungskräfte heute bei der Umsetzung ihrer Ziele. Sie arbeitet nach der Positive Leadership – Methode und wirbt für stärkeorientiertes Führen.