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Die E-Mail – unentdeckte Weiten

Die Geschichte der E-Mail ist eine Geschichte voller Missverständnisse – in der PR. Mal werden über diesen Weg einfach Unmengen von Infos hinaus geblasen; dann heißt es wieder, die E-Mail sei längst tot. Der Vorschlag einer E-Mail-Kampagne kann in einem Meeting bereits zur spontanen Massenmigräne der Anwesenden führen. Das ist doch Spam oder das ist viel zu unpersönlich, heißt es dann gern. Neu aber inzwischen auch gern als Gegenargument genommen: Die E-Mail ist doch nur für die Alten.

Wie es solche Texte hier so an sich haben, ist das natürlich nur ein kleiner Teil der Wahrheit. Bestimmte Zielgruppen erreicht man mit der E-Mail nicht mehr oder sogar noch nicht. Sie wissen selbst am besten, ob Ihre Adressaten die E-Mail noch als adäquates Medium nutzen oder nicht. Ich bin der Meinung, die elektronische Post ist für viele Situationen immer noch ein guter Kanal um Kommunikationsprozesse zu begleiten.

Es folgt ein kompaktes Plädoyer in 10 Punkten – einfach und schnell.

1. Die E-Mail und die E-Mail-Adresse sind in der digitalen Welt ein direktes, faires und anerkanntes Kommunikationsinstrument, wenn man über ein rechtlich sauber aufgebautes Double-Opt-In-Verfahren diesen Dialogweg zwischen Sender und Empfänger aufgebaut hat.

2. Die E-Mail ermöglicht sowohl den Dialog mit einzelnen Personen, als auch mit vielen Menschen. Mit einem recht geringen Aufwand ist selbst jede Information personalisierbar, die an viele Empfänger gerichtet ist.

3. Die E-Mail funktioniert als Push-Kanal. Mit jeder Mail können Sie auf Informationen aufmerksam machen. Sie können Ihre KommunikatorInnen an Termine erinnern, auf den aktuellen Stand bringen oder auch über Korrekturen und Änderungen informieren. Sie müssen nicht reagieren, sondern können gezielt agieren.

4. Die E-Mail ist überaus flexibel. Man kann mit ihr langfristige Themen vorbereiten, aber auch schnell reagieren. Sie kann terminiert und automatisiert versendet werden und ist dabei trotzdem Sekunden später schon im medialen Geschehen. Versuchen Sie das mal mit einem Brief!

5. Die E-Mail ist messbar. Im Gegensatz zum Fax oder dem analogen Mailing können Sie bereits nach Versand fast in Echtzeit verfolgen, ob Ihre Inhalte überhaupt wahrgenommen werden. Sie können Öffnungsraten und geklickte Links verfolgen. Darüber hinaus können Sie erfahren, welche Geräte Ihre Mailempfänger nutzen, um Ihre Informationen zu konsumieren. Die E-Mail ermöglicht also schon ein Eingreifen in den Kommunikationsprozess direkt nach dem Versand und lässt Rückschlüsse auf das Nutzungsverhalten zu.

6. Mit der E-Mail können Sie Ihre Kampagnen-Inhalte optimieren. Durch das Messen der geklickten Links können Sie bereits nach Versand sehen, welcher Inhalt Ihre KommunikatorInnen besonders interessiert. Sie können unmittelbar reagieren und im besten Fall Infos zu erfolgreichen Links nachschicken.

7. Die E-Mail kann die Basis all Ihrer digitalen Kommunikationsmaßnahmen sein. Sie können E-Mails mit Bildern, mit Links und Share-Buttons für soziale Netzwerke verknüpfen bzw. eben solche einbinden. Aber Achtung: Große Datei-Anhänge sind out. Videos sollten Sie lieber verlinken, genau so auch große Bilder oder Präsentationen.

8. E-Mails sind unabhängig von der Bildschirmgröße und brauchen nur wenig Layout. Wenn Sie Ihre digitalen Mailings einfach und ordentlich aufbereiten, auf überbordende Layouts verzichten, dann kann man Ihre Infos auf dem kleinsten Smartphone, aber auch auf dem größten Monitor gut lesen.

9. Je länger man mit E-Mail-Kampagnen arbeitet, desto genauer wird die Kommunikation. Durch regelmäßiges und dauerhaftes Monitoring können Sie Ihre Betreffzeilen, Texte, Linkbeschreibungen, Ihre multimedialen Inhalte fortlaufend optimieren. Durch die Messergebnisse wissen Sie, was gut läuft und wo Sie nachjustieren sollten. Darüber hinaus können Sie Ihren wachsenden Verteiler immer weiter ausdifferenzieren und Informationen noch genauer für spitzere Kommunikationsgruppen in den Umlauf bringen.

10. Die E-Mail ist kein Spam. Wenn Sie mit gesundem Menschenverstand an digitale Mailings herangehen, werden sie auch nicht als Spammer wahrgenommen. Es gelten die Regeln, wie im analogen Leben: Weniger ist oft mehr; Höflichkeit ist keine Zier; Genauigkeit spart Zeit. Dann klappt es auch mit Ihren digitalen Nachbarn.

Was braucht es nun, um diese 10 Punkte mit Leben zu füllen? Sie sollten über einen gut gepflegten und mit dem deutschen Datenschutz konformen Verteiler mit tiefer Gliederung und eine Art CRM-System oder auch ein professionelles Newsletter-Tool verfügen. Ich empfehle Ihnen, suchen Sie sich einen professionellen Anbieter für ein solches webbasiertes System.

Klar kostet das Geld, aber Ihr Verteiler ist so wertvoll, dass Ihnen die ordentliche Weiterentwicklung ein paar Taler wert sein sollte und so kommen Ihre Informationen auch hinter die Firewalls von Konzernen und durch die Spam-Filter der Webmail-Anbieter. Um Ihren Budgetrahmen nicht zu sprengen, könnten Sie vielleicht auf einen Prepaid-Dienst zurückgreifen. Es gibt Newsletter-Dienstleister, die Ihnen im Prinzip vorab genau sagen, was Sie jedes Mailing anhand Ihrer Verteilergröße pro einzelner Mail kostet und Sie bezahlen im Voraus. Ihr Vorteil: Die Kosten haben Sie schon mal voll unter Kontrolle.

Über den Autor: Jens Stoewhase ist verantwortlicher Redakteur für medienrot.de und Geschäftsführer der Rabbit Publishing GmbH, die dieses Onlinejournal im Auftrag der Landau Media AG betreibt. Bis Ende 2011 betreute er selbst u.a. die digitalen Aktivitäten zahlreicher kommerzieller Kinder- und Jugendmagazine und YPS. Stoewhase arbeitete vorher jahrelang für den Onlinebereich der TV-Serie “Gute Zeiten, Schlechte Zeiten” und als Freelancer im Musikbereich und entwickelte Konzepte für digitale Angebote im Entertainmentsegment.