Nicht nur der Bedarf von Digitalisierung ist in den letzten Jahren gestiegen, sondern auch die Anzahl an digitalen Lösungen für verschiedene Problemstellungen und Arbeitsprozesse. Kleine und mittlere Unternehmen müssen sich digitalisieren, um Kunden zu akquirieren und digitales sowie mobiles Zusammenarbeiten ermöglichen, um Talente an Land zu ziehen. Nur so können Unternehmen in der schnelllebigen Unternehmenslandschaft wettbewerbsfähig bleiben. Dieser Trend wird sich auch 2024 und in den darauf folgenden Jahren weiterführen. Es gibt zahlreiche Tools, die Unternehmen dabei helfen, die digitale Transformation durchzuführen, doch aufgrund der Vielzahl an Lösungen kann es schwierig sein, die richtige Auswahl zu treffen. Welche sieben digitalen Tools für KMU besonders praktisch sind, hat Dominik Larcher, Head of Content Marketing bei der Finanzmanagementplattform Moss, in seinem Gastbeitrag zusammengefasst.
#1 ChatGPT
In der Ära der digitalen Transformation spielt künstliche Intelligenz (KI) eine zunehmend zentrale Rolle für Unternehmen. Hierbei ist ChatGPT, ein Produkt der fortschrittlichen KI von OpenAI, ein vielseitiges Werkzeug, das weit über die Kundenkommunikation hinausgeht. Unternehmen können Chat-GPT in verschiedenen Bereichen einsetzen, um Effizienz zu steigern und datenbasierte Erkenntnisse zu gewinnen.
Im Bereich der internen Kommunikation kann ChatGPT beispielsweise als intelligenter Assistent für Teamzusammenarbeit dienen. Durch die Fähigkeit, natürliche Sprache zu verstehen und zu generieren, kann es als Schnittstelle für die einfache und effektive Koordination von Aufgaben und Projekten dienen. Dies trägt dazu bei, den Arbeitsfluss zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern.
Des Weiteren kann ChatGPT in der Datenanalyse eingesetzt werden. Durch die Fähigkeit, große Mengen an Informationen zu verarbeiten und Muster zu identifizieren, unterstützt es Unternehmen bei der Extraktion von relevanten Erkenntnissen aus komplexen Datensätzen. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen und trägt zur strategischen Ausrichtung des Unternehmens bei.
Die Integration von KI in die Arbeitsprozesse unterstreicht nicht nur die Innovationskraft eines Unternehmens, sondern bietet auch konkrete Vorteile in Bezug auf Effizienzsteigerung und datengestützte Entscheidungsfindung. Unternehmen, die ChatGPT und ähnliche KI-Tools nutzen, positionieren sich als Vorreiter in der digitalen Transformation und legen den Grundstein für eine zukunftsorientierte Unternehmensführung.
#2 HubSpot
HubSpot ist eine integrierte Plattform für Marketing, Vertrieb und Kundenservice, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Customer-Relationship-Management (CRM)-Strategie zu optimieren.
Marketing-Hub:
Erstellen, managen und analysieren Sie Marketingkampagnen mit automatisiertem E-Mail-Marketing, Landing Pages und Social-Media-Verfolgung. Die integrierte Analytics bietet wertvolle Einblicke.
Sales-Hub:
Optimieren Sie Vertriebsprozesse, verwalten Sie Kontakte effizient und fördern Sie personalisierte Kundenansprache durch E-Mail-Tracking und Automatisierung.
Service-Hub:
Bieten Sie exzellenten Kundenservice durch die Verwaltung von Support-Tickets, die Erstellung von Kundensupport-Portalen und die Implementierung von automatisierten Antwortsystemen.
CMS-Hub:
Gestalten und managen Sie Webseiten flexibel und benutzerfreundlich von einfachen bis zu komplexen Anforderungen.
CRM-Plattform:
Alle HubSpot-Tools basieren auf einem zentralen Customer-Relationship-Management (CRM), das Marketing, Vertrieb und Kundenservice nahtlos verbindet und eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden bietet.
HubSpot zeichnet sich durch Funktionsvielfalt, Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit aus, sämtliche kundenbezogenen Aktivitäten auf einer Plattform zu konsolidieren. Dies steigert die Effizienz und verbessert kontinuierlich die Customer Experience.
#3 Moss
Ob Dienstreisen, Marketing-Abonnements, Geschäftsessen oder der alltägliche Bedarf von Büroartikeln: In einem Unternehmen kommen über das Jahr zahlreiche Ausgaben zusammen, die verwaltet werden müssen. Die Ausgabenverwaltung ist dabei ein zeitaufwändiger und kostenintensiver Prozess. Doch mit der modernen Finanzlösung von Moss können alle Unternehmensausgaben effizient und transparent verwaltet werden. Das Tool basiert dabei auf physischen und virtuellen Firmenkreditkarten für Mitarbeitern, die sich in unbegrenzter Anzahl erstellen lassen und individualisierbar sind. Die Karten werden mit einem bestimmten Limit und Verwendungszweck ausgestattet und lassen sich für einmalige oder wiederkehrende Ausgaben erstellen. So kann für jede Ausgabe eine dedizierte Karte erstellt werden. Die Karten durchlaufen dabei einen einmaligen Freigabeprozess, sodass das Budget stets im Blick bleibt – anschließend können die Mitarbeiter die Karten flexibel für den jeweiligen Zweck verwenden. Mitarbeiter digitalisieren nach jeder Zahlung die zugehörigen Belege. Die Transaktionen und Belege sind dabei in Echtzeit zentral einsehbar und können bei Bedarf in eine beliebige Buchhaltungssoftware exportiert werden. So besteht ein konstanter Überblick über die Ausgaben und der Monats- und Jahresabschluss sind im Handumdrehen erledigt.
#4 Calendly
Unzählige Telefongespräche, persönliche Anfragen und E-Mails, um persönliche Treffen und Onlinemeetings zu fixieren: Hier kann der Überblick über die festgelegten Meetings schnell verloren gehen. Calendly ist ein Tool, welches dabei hilft, Termine zu planen und stets im Blick zu behalten. Dabei muss lediglich die persönliche Verfügbarkeit eingestellt werden – alles andere übernimmt das Tool. Ob Mitarbeitergespräch, Vorstellungsgespräch oder Termine mit Geschäftspartnern: Per Link können Gesprächspartner auf die verfügbaren Termine zugegriffen und einen Termin zu einem für beide Parteien passenden Zeitpunkt einbuchen. Calendly hat dabei auch eine Zeitzonenerkennung, wodurch auch internationale Teams problemlos einen passenden Termin für alle Beteiligten finden können. Mit der Kalenderintegration von Google, Outlook, Office 365 und iCloud wird dabei verhindert, dass es zu doppelten Buchungen oder Überschneidungen kommt. Des Weiteren lässt sich Calendly mit Videokonferenz-, Marketing-, Analytik- sowie CRM- und Vertriebstools integrieren. Calendly bietet damit eine sichere, schnelle und bequeme Möglichkeit zur Terminplanung.
#5 TimeTrack
In Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, ist es in vielen Fällen noch üblich, dass die Zeiterfassung mit Excel durchgeführt wird. Dies ist nicht nur wenig transparent, es kann auch es schnell vorkommen, dass die Ressourcen nicht richtig genutzt, der Projektplan nicht eingehalten oder das Budget über- oder unterschätzen wird. Um die tatsächlichen Arbeitszeiten auszuwerten, können Unternehmen Tools wie TimeTrack benutzen. Hierbei können Mitarbeiter mit nur einem Klick ihre Arbeits- bzw. Projektzeit aufzeichnen. Diese werden daraufhin automatisch als Stundenzettel zur Verfügung gestellt und in Form eines Berichts zusammengefasst. Damit kann direkt nach Abschluss eines Projekts eine Rechnung an den Kunden erstellt werden. Da die Projekte von Beginn an überwacht und der Fortschritt täglich ausgewertet wird, lassen sich Projekte einfach verfolgen und der Überblick über den Soll- und Ist-Aufwand kann stets bewahrt werden. So lassen sich Problembereiche frühzeitig erkennen und während der Projektdurchführung sofort beheben. TimeTrack ist dabei standortunabhängig und kann sowohl im Büro als auch unterwegs verwendet werden.
#6 Canva
Damit Unternehmen für Kunden und Geschäftspartner sichtbar sind, ist ein Onlineauftritt unabdingbar. Eine aussagekräftige und ansprechende Internetpräsenz steigert dabei die Chance auf neue Kunden und Investoren und erhöht somit das Potenzial, den Marktanteil und den Umsatz zu erhöhen. Um die eigene Homepage und die Social-Media-Plattformen zu optimieren, können Unternehmen auf das Design-Tool Canva zurückgreifen. Canva ist ein Grafik-Allrounder, mit welchem Personen ohne Vorkenntnisse professionelle Grafiken, Videos oder Animationen erstellen können. Bereits die kostenlose Version bietet dabei eine große Auswahl an verschiedenen Vorlagen, Schriftarten und Stockbildern, die mit eigenen Elementen versehen werden können. Damit steht einem professionellen Internetauftritt nichts im Weg.
#7 Google Workspace
Von Gmail über Google Drive bis hin zu Google Meet: Google Workspace bietet ein umfangreiches Paket, womit zahlreiche Prozesse eines Unternehmens digitalisiert werden können. Die enge Verwobenheit der einzelnen Programme macht Google Workspace dabei zum perfekten Tool für digitale Zusammenarbeit. So eignet sich der Cloud-Dienst Google Drive beispielsweise bestens dazu, um zeit- und ortsunabhängig gemeinsam oder alleine an Dateien und Dokumente zu arbeiten. Alle Personen mit Berechtigungen bekommen dann eine Benachrichtigung per Gmail, die über Änderungen informiert. Auch die leichte Handhabung und die geräteübergreifende Nutzungsmöglichkeit machen Google Workspace zu einem der fortschrittlichsten und beliebtesten Tools für die digitale Transformation und zu einem optimalen Begleiter für KMU. Google Workspace ist dabei mit begrenztem Speicherplatz kostenfrei – alles, was es die Nutzung benötigt wird, ist ein Google Account.
Fazit
Unzureichende Planung, mangelnde Flexibilität, veraltete Technologie: Unternehmen können in verschiedenster Weise in ihrem Wachstum behindert sein. Die digitale Transformation trägt dazu bei, die täglichen Abläufe effizienter zu gestalten, Kunden zu akquirieren und wettbewerbsfähig zu bleiben. Mithilfe von digitalen Tools können zahlreiche Prozesse und Unternehmen optimiert werden. Durch die Vielzahl an speziellen Tools und Anbietern können Unternehmen schnell denn Überblick verlieren, doch mit den 5 vorgestellten Anwendungen liegen KMU auf jeden Fall richtig.
Über den Autor: Dominik Larcher arbeitet für Moss im Bereich PR & Content. Er ist ein echter Finanzguru und liebt es insbesondere knifflige Themen einfach zu erklären. Durch seinen rechtlichen Background versteht er insbesondere stets die Gesetzeslage und weiß Themen korrekt zu interpretieren.