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i²-Kommunikation – Interne Kommunikation neu gedacht: Jammern oder Yammern?

Interne Kommunikation ist weit mehr als das Versenden von Geschäftsführer-Memos oder die Veröffentlichung von Artikeln im Intranet. Thea Wulff zeigt in der neuen Reihe “i²-Kommunikation”, dass Interne Kommunikation Mitarbeiter nicht nur informieren, sondern auch motivieren, an das Unternehmen binden und zu wertvollen Multiplikatoren machen muss. Aus der klassischen Internen Kommunikation wird Integrierte Interne Kommunikation = i²-Kommunikation.

Im zweiten Teil der Serie beschäftigt sich Thea Wulff mit dem Thema Internes Microblogging in Unternehmen und Organisationen und wie dieses zu Integrierter Interner Kommunikation beitragen kann.

SocialMedia in der Internen Kommunikation

In Zeiten von Twitter, Facebook und Co. ist es nicht verwunderlich, dass Unternehmen und Organisationen die Vorzüge der SocialMedia-Kommunikation auch für die Interne Kommunikation nutzen wollen. „Mitarbeiterpartizipation“ heißt das Gebot der Stunde und so werden flugs zahlreiche Intranets um Kommentar- und Like-Funktionen erweitert. Nicht selten passiert dann erst einmal nichts und Geschäftsführer schütteln verwundert den Kopf darüber, warum denn die Mitarbeiter diese tolle neue Kommentarfunktion nicht nutzen. Die Antwort ist meist sehr einfach: Weil sie sich nicht trauen – vor allem dann, wenn öffentliche Diskussionen bisher nicht Bestandteil der Unternehmenskultur waren.

Eine gute und einfache Möglichkeit, Mitarbeiter Stück für Stück zu animieren, Beiträge zu kommentieren und selbstständig relevante Informationen innerhalb des Unternehmens zu verbreiten, sind Microblogging-Systeme. Es gibt mittlerweile weltweit eine Vielzahl solcher Systeme, die alle ihre individuellen Vor- und Nachteile haben. Insbesondere für kostenneutrale Pilotprojekte kann ich persönlich Yammer (Yammer.com) empfehlen, das in der Basisversion für erste Testzwecke sogar kostenlos genutzt werden kann. Dass diese Basisfunktionen schon sehr umfangreich sind, zeigt der Erfahrungsbericht aus dem Unternehmen „Capgemini“ (slideshare-Präsentation): 2008 wurde dort Yammer in der Basisversion eingeführt. Erst 2011 stellte man auf die Premium-Version um. Zu diesem Zeitpunkt waren bereits knapp 20.000 Mitarbeiter registriert.

„Yammer? Dit is doch sowat wie Facebook, oder?“

Was sind nun eigentlich Tools wie Yammer und was können sie? Ist das wirklich wie ein Facebook für Unternehmen, wo alle Mitarbeiter permanent posten, was ihnen gerade so durch den Kopf geht und was sie alles im Netz gefunden haben? Nein. Und um dieses ‚Nein‘ auch für die weniger online- und technikaffinen unter uns zu belegen, versuche ich es mal mit einem Vergleich beider Systeme in der Offline-Welt.

  1. Facebook würde ohne das Internet folgendermaßen funktionieren: Ich ziehe mir morgens ein weißes T-Shirt an und schreibe anschließend gut lesbar darauf, worüber ich beim Duschen so nachgedacht habe und klebe dazu noch ein Foto, das ich gerade in der Zeitung gefunden habe. Nun ziehe ich einen Mantel darüber und laufe durch die Welt. Wann immer ich einem Freund oder Bekannten begegne, reiße ich meinen Mantel auf und zeige ihm mein T-Shirt. Mein Freund oder Bekannter hat nun die Möglichkeit mir seinen erhobenen Daumen zu zeigen oder unter das Gekritzel auf meinem T-Shirt einen Kommentar zu hinterlassen.
  2. Yammer oder ein anderes unternehmensinternes Microblogging-System würde ohne das Internet wie folgt aussehen: Im Empfangsbereich des Unternehmens, wo morgens jeder Mitarbeiter vorbeiläuft, hängt eine riesige Wandzeitung, auf der vom Geschäftsführer bis zum Pförtner jeder Mitarbeiter Informationen für andere Mitarbeiter hinterlassen oder die Nachrichten von anderen kommentieren kann. Darüber hinaus gibt es viele weitere Wandzeitungen im Haus, die nur von bestimmten Mitarbeitern gesehen und genutzt werden können. Eine hängt zum Beispiel auf dem Flur der Buchhaltung, über die sich die Mitglieder der Abteilung austauschen. Andere Wandzeitungen hängen in verschlossenen Räumen, für die nur bestimmte Mitarbeiter verschiedenster Abteilungen einen Schlüssel besitzen. Weil man aber nie weiß, wer alles so über die verschiedenen Flure läuft und man auch niemandem zumuten will, durch das ganze Haus zu laufen, um alle relevanten Informationen zu erhalten, werden bei Yammer alle Nachrichten von allen für mich relevanten Wandzeitungen gebündelt auf meinem Monitor angezeigt.

Was bieten Mircoblogging-Systeme?

Yammer funktioniert wie Twitter nach dem Following-Prinzip, d.h. der Mitarbeiter entscheidet selbst, welchen Personen, Inhalten und Gruppen er folgen möchte und stellt sich so seinen eigenen Nachrichten-Feed individuell zusammen. In das entsprechende Firmen- oder Organisationsnetzwerk auf Yammer kann nur der eintreten, der über eine E-Mailadresse der Organisation verfügt. Alle Mitglieder des Netzwerks können Beiträge veröffentlichen, kommentieren, Gruppen gründen oder Basisinformationen (Wo finde ich eigentlich einen Urlaubsantrag?) in FAQ-Bereichen hinterlegen.

Im Unterschied zu klassischen Intranets bieten Systeme wie Yammer folgende Möglichkeiten für die interne Kommunikation:

  1. Da alle Mitarbeiter Informationen für alle Mitarbeiter bereitstellen können, lässt sich die sogenannte Schwarmintelligenz einer Organisation wunderbar nutzen. Zum einen findet jeder im Internet interessante Fachartikel oder Studien, die er schnell und einfach anderen Mitarbeiter zur Verfügung stellen kann. Zum anderen können Mitarbeiter Fragen stellen, um Unterstützung bei Problemlösungen bitten sowie Entwürfe, Konzepte und Ideen zur Diskussion in die Runde stellen. All dies kann entweder für alle Mitarbeiter des Unternehmens sichtbar geschehen oder nur für bestimmte Mitarbeiter einer Gruppe.
  2. Durch diese Funktionen wird das Arbeiten in virtuellen Teams und Projektgruppen extrem vereinfacht, weil auch Dateien untereinander ausgetauscht und diskutiert werden können, ohne dass diese immer wieder per Mail herumgeschickt werden müssen.
  3. Mitarbeiter können Gruppen aber auch für solche Zwecke nutzen, die nicht unmittelbar mit ihrer Arbeit oder einem Projekt zu tun haben; sie können beispielsweise Sportgruppen im Unternehmen organisieren und damit einen wertvollen Beitrag für das Zusammengehörigkeitsgefühl leisten.
  4. Die Kontaktaufnahme zu Mitarbeitern anderer Abteilungen oder anderer Standorte wird wesentlich vereinfacht, da jeder Mitarbeiter seine Kontaktinformationen selbstständig pflegt. Darüber hinaus verfügt er über ein Profil, das ihn zu mehr als einer Telefonnummer in einer Liste macht, weil hier auch hinterlegt werden kann, womit man sich gut auskennt. Andere Mitarbeiter können durch die sehr gut funktionierende Suche Experten innerhalb des Unternehmens ausfindig machen. Die Erfahrung zeigt auch, dass die Hemmschwelle, mit anderen in Kontakt zu treten, durch interne Community-Systeme stark sinkt.
  5. Da Informationen auch für bestimmte Gruppen ausschließlich zur Verfügung gestellt werden können, werden Mitarbeiter – anders als in klassischen Intranets – nicht mehr von Nachrichten „belästigt“, die für sie keine Relevanz haben.
  6. Gute firmeninterne Microblogging-Systeme bieten kostenlose Apps für mobile Devices an, so dass auch häufig reisende Mitarbeiter weiterhin an der internen Kommunikation partizipieren können.

Die Liste ließe sich natürlich noch weiterführen. Welche Vorteile sich aus der Einführung eines Microblogging-Systems ergeben, hängt aber auch davon ab, wie die Organisation funktioniert und welche Bedürfnisse sie und ihre Mitglieder haben. Am Ende ist das Tool nur ein Tool. Was es wirklich ist, ist das, was man daraus macht. Für die Einführung eines solchen Tools gilt in allen Organisationen ein u.U. neuer Ansatz der internen Kommunikation:
Jeder wird „Redakteur“ im Unternehmen und jeder entscheidet selbst, was wer wissen will und muss.

Im nächsten Teil der Serie beschäftige ich mich damit, wie man ein Microblogging-System im Unternehmen erfolgreich einführt und was es zu beachten gilt.

Hier finden Sie alle bisher erschienenen Ausgaben zu „i²-Kommunikation“:
Teil 1: i²-Kommunikation – Interne Kommunikation neu gedacht. >>
Teil 2: Jammern oder Yammern? >>
Teil 3: „Und jetzt bitte alle!“ – die Einführung von Microblogging >>
Teil 4: Von der Spielwiese zum Unternehmensnetzwerk >>
Teil 5: Fakten, Fakten, Fakten >>

Über die Autorin: Thea Wulff (geb. 1980) studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Aktuell verantwortet Wulff die Leitung der Bereiche Unternehmenskommunikation und Personalentwicklung. Im April 2013 erschien über medienrot ihr eBook „Über den roten Teppich an die Bar“ – ein kompakter Leitfaden für die Planung und Organisation von Firmenevents und ähnlichen Veranstaltungen.