i²-Kommunikation – Interne Kommunikation neu gedacht: Von der Spielwiese zum Unternehmensnetzwerk

Im letzten Teil der Serie („Und jetzt bitte alle!“ – die Einführung von Microblogging) habe ich aufgezeigt, wie man einen organisationsinternen Microblogging-Dienst zunächst als „Spielwiese“ oder „Testplattform“ in einer Organisation aufbaut. In den beschriebenen ersten zwei Phasen ging es darum, insbesondere Early Adopter zum Mitmachen zu bewegen und zu beobachten, wie diese die Plattform nutzen. In Phase 3 es darum, aus der „Spielwiese“ ein professionelles Organisationsnetzwerk zu machen. Dazu sind folgende Schritte sinnvoll. In welcher Reihenfolge Sie diese angehen, sollten Sie von der generellen Bereitschaft und Beweglichkeit Ihrer Organisation abhängig machen.

• Konzept bzw. Strategie: Im zweiten Teil dieser Serie (Jammern oder Yammern?) habe ich allgemeine Vorteile und Nutzen eines Microblogging-Dienstes aufgezeigt. Nun ist es an Ihnen, daraus abzuleiten, welche konkreten Nutzen sich in ihrer Organisation ergeben. Fragen Sie sich, welche Informationen bisher per Aushang oder Rundmail verteilt wurden und gegebenenfalls im neuen Unternehmensnetzwerk besser aufgehoben sind. Welche Informationen werden von Mitarbeitern immer wieder gesucht und nachgefragt und sollten deshalb ebenfalls dort digital hinterlegt werden?
• Redaktionskonzept & Arbeitsgruppe: Aus diesen zwei Fragen ergibt sich, wen Sie frühzeitig in die Implementierung einbeziehen sollten. Denn Sie wollen ja nicht selbst alle relevanten Informationen einpflegen bzw. posten, sondern diejenigen, die diese Informationen vorhalten, dazu bringen, sie selbst zu veröffentlichen und bei Bedarf zu aktualisieren. Ein banales Bespiel: Der Leiter der Buchhaltung, der für die Organisation eine Reisekostenrichtlinie entwirft, soll diese künftig nicht mehr per E-Mail an alle verschicken oder die Abteilung Kommunikation damit beauftragen, die Richtlinie ins Intranet zu stellen. Stattdessen soll er sie selbst im Unternehmensportal, wo sie jederzeit von allen gefunden werden kann, veröffentlichen und aktualisieren.

Alle Personen, die für einen Großteil Ihrer Organisation Informationen, in welcher Form auch immer, veröffentlichen (vom Empfang bis zur Geschäftsleitung), sollten in einer Arbeitsgruppe zusammenkommen und gemeinsam die Antworten auf die oben gestellten Fragen erarbeiten. Die Zusammenfassung, wer wann und wie welche Informationen veröffentlicht, ist dann das Redaktionskonzept. Ähnlich wie bei der Zusammenstellung von E-Mail-Verteilern sollten Sie im Redaktionskonzept auch festhalten, für welche Gruppen die jeweiligen Informationen zugänglich sein sollten. Sofern eine Information nur für bestimmte Kreise relevant ist, sollte Sie überlegen, ob hierfür eine Gruppe gegründet werden sollten. Bei der Frage, welche Gruppen sinnvoll sind, kann man sich natürlich an bestehenden E-Mail-Verteilern und Strukturen auf den Servern bzw. Laufwerken orientieren. Das Schöne aber ist: Wenn man feststellt, dass das so alles gar keinen Sinn ergibt, kann man alles ganz schnell wieder neu machen.

Für die oben genannten Punkte (und natürlich auch alle, die noch folgen werden), gilt und sollte nie vergessen werden:

1. Jeder soll künftig in der Lage sein, Informationen schnell und einfach für relevante Zielgruppen in der Organisation zu veröffentlichen.
2. Jeder soll in der Lage sein, für ihn relevante Informationen schnell und einfach zu finden.

• Offiziell machen: Was zunächst per Buschfunk durch die Organisation waberte, sollte nun natürlich offiziell gemacht werden. Damit jeder weiß, dass es nicht verboten, sondern sogar gewünscht ist, dass sich alle beteiligen, muss dies verkündet werden – am Besten im Namen der Organisationleitung. Rundmails, Plakate, Artikel im Intranet… Wie auch immer Sie ihre Kollegen am besten erreichen, teilen Sie ihnen mit, dass heute ein neues Kommunikationszeitalter in ihrer Organisation anbricht. Aber informieren Sie nicht nur. Überzeugen Sie! Zeigen Sie auf, welche Vorteile sich durch ein organisationsinternes Microblogging ergeben.
• Schulungen:Egal wie viel Zeit ihre Kollegen auf Twitter und Facebook verbringen – es ist unerlässlich, kurze kompakte Seminare zum Umgang mit einer solchen Plattform anzubieten. In einer solchen Schulung sollte zum einen Schritt für Schritt gezeigt werden, welche Funktionalitäten die Plattform bietet und natürlich, wie man diese beispielhaft nutzen kann. Es sollte natürlich auch immer wieder betont werden, welche Ziele man mit der Einführung einer solchen Plattform in der Organisation verfolgt. Wenn Sie über die nötige technische Infrastruktur verfügen, kann man ein solches Seminar ganz modern auch als Webinar oder Videotutorial anbieten. Hier eine stichpunktartige Übersicht der Themen, die im Seminar vermittelt werden sollen:
  1. Einrichten eines Profils und Einstellungen, die man z.B. für Benachrichtigen wählen kann
  2. Veröffentlichen (und Löschen) von Beiträgen (inkl. Links, Dateien, Umfragen etc.)
  3. Veröffentlichen von Beiträgen mit latent aktuellen Informationen (Wo sollen diese abgelegt werden und wie verschlagwortet, damit man sie wiederfindet?)
  4. Anlegen von Gruppen für Projekte und Arbeiten in virtuellen Teams
• Hilfe für Neuankömmlinge: Es empfiehlt sich, möglichst frühzeitig eine öffentlich zugängliche Gruppe für das Thema „Fragen zum Netzwerk“ anzulegen. Bestimmen Sie eine Handvoll erfahrener User, die dort alle möglichen Fragen der Kollegen zum Umgang mit den Netzwerk binnen einiger Stunden beantworten. Ihre IT-Abteilung wird Ihnen dafür sehr dankbar sein. Zusätzlich können Sie sich unter einer zweiten E-Mail-Adresse einen nichtpersonalisierten Account anlegen, den Sie „Netzwerk Lotse“ oder ähnlich nennen. Unter diesem Account machen Sie regelmäßig selbst auf Neuigkeiten im Netzwerk aufmerksam. Zum Beispiel eine neue interessante Gruppe oder Funktionen, die vielleicht noch nicht häufig genutzt werden.
• Spielwiese einzäunen: Sie werden es auch noch nach Monaten mit Usern zu tun haben, die das Netzwerk für witzige Postings oder Wohnungsgesuche nutzen. Schaffen Sie den nötigen Raum bzw. die dafür nötigen Gruppen, wo solche Beiträge veröffentlicht werden können, und weisen Sie die betreffenden Kollegen auch persönlich darauf hin. Sie laufen sonst Gefahr, dass das Netzwerk auf den ersten Blick doch wie Facebook aussieht, weil relevante Informationen hinter der aktuellen Diskussion zum neusten Youtube-Clip verschwinden.
• Community-Guideline: Damit das Netzwerk auch in den kommenden Monaten im ursprünglich erdachten Sinne genutzt wird, empfiehlt es sich, Guidelines zu erarbeiten, die für alle jederzeit einsehbar sind. Darin sollten Sie festhalten, welche Umgangsformen für alle User gelten, welche Inhalte veröffentlicht werden sollen und dürfen und was in keinem Fall gestattet ist. Die Guidelines sollten im Namen der Organisationsleitung veröffentlicht werden.

In den nächsten Teilen der Serie beschäftige ich mich mit der Frage, wie man möglichst viele User für ein organisationsinternes Netzwerk gewinnt, diese zum Mitmachen animiert und welche Dinge man beim Verfassen der Beiträge beachten sollte.

Hier finden Sie alle bisher erschienenen Ausgaben zu „i²-Kommunikation“:
Teil 1: i²-Kommunikation – Interne Kommunikation neu gedacht. >>
Teil 2: Jammern oder Yammern? >>
Teil 3: „Und jetzt bitte alle!“ – die Einführung von Microblogging >>
Teil 4: Von der Spielwiese zum Unternehmensnetzwerk >>
Teil 5: Fakten, Fakten, Fakten >>

Über die Autorin: Thea Wulff (geb. 1980) studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Aktuell verantwortet Wulff die Leitung der Bereiche Unternehmenskommunikation und Personalentwicklung. Im April 2013 erschien über medienrot ihr eBook „Über den roten Teppich an die Bar“ – ein kompakter Leitfaden für die Planung und Organisation von Firmenevents und ähnlichen Veranstaltungen.