i²-Kommunikation – Interne Kommunikation neu gedacht: Fakten, Fakten, Fakten!

Im fünften Teil der Serie geht es um klassisches Handwerkszeug bzw. die Frage, was man von Journalisten für die interne Kommunikation lernen kann.

Jemand Kluges hat mal gesagt, ein guter Journalist sei ein schlechter Witzeerzähler, weil er die Pointe immer zuerst erzählt. Was man daraus für die interne Kommunikation ableiten kann, darum soll es in diesem Teil der Serie gehen. Wir machen also einen kleinen Schlenker und befassen uns heute mit wertvollem Basis-Handwerk: Dem Verfassen von Nachrichten.

Wenn Sie wollen, dass ihre Mitteilungen von anderen in ihrer Organisation gelesen und verstanden werden, sollten Sie von erfahrenen Nachrichtenschreibern lernen. Denn gut verfasste Nachrichten vermitteln dem Leser kurz und kompakt wichtige Informationen über wichtige Ereignisse. In der Regel erfährt der Leser schon im ersten Satz, worum es eigentlich geht und kann selbst entscheiden, ob er sich auch die Details und Hintergründe zu diesem Ereignis zu Gemüte führen will, in dem er die weiteren Zeilen liest.

Jeder Mensch steht heute einer Fülle von Informationen gegenüber, die er filtern und verarbeiten muss. Umso dankbarer ist jeder von uns, wenn er keine zweiseitigen Memos erhält, die in den ersten fünf Absätzen über bereits bekannte Ereignisse der vergangenen Monate berichten und erst am Ende den großen Knaller lüften. Interne Mitteilungen müssen Nachrichten sein – egal über welches Medium sie zum Empfänger gelangen. Wer innerhalb einer Organisation gelesen werden will, darf Meldungen nicht zu einem Gewinnspiel verkommen lassen, bei dem derjenige gewinnt, der die eigentliche Nachricht findet.

Die gut geschriebene Nachricht

Den berühmten fünf W-Fragen ist bestimmt jeder schon einmal begegnet – spätestens wenn er ein Schreibseminar oder ähnliches besucht hat: Die klassische Nachricht vermittelt dem Leser – am besten schon im ersten Satz – die wichtigsten Information, in dem sie Antworten auf fünf Fragen gibt: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Erst danach wird vermittelt, wie es dazu kam und welche Hintergründe das beschriebene Ereignis ausgelöst haben (Warum? Weshalb?). Gegebenenfalls nennt man auch die Quelle, auf die man sich bezieht. Ein Beispiel:

„Am vergangenen Samstag tippte Thea Wulff im gleißenden Sonnenlicht auf ihrem Balkon den fünften Artikel für die Reihe ‚i²-Kommunikation‘ in ihren Laptop. Hintergrund für ihr hektisches Schreiben war eine E-Mail ihres Auftraggebers, die sie an ihren Abgabetermin am Montag erinnerte.“

In diesen zwei Sätzen sind alle relevanten Informationen der nicht ganz so spektakulären Nachricht enthalten. Schon nach dem ersten Satz hätten Sie mit dem Lesen abbrechen können, wenn es Ihnen gereicht hätte zu erfahren, was ich am Wochenende gemacht habe. Das Warum wird erst im nächsten Satz erwähnt. Den geübten Nachrichtenschreibern unter Ihnen sind vielleicht zwei Dinge aufgefallen, die die Beispiel-Nachricht nicht ganz perfekt machen.

Erstens ist die Zeitangabe zwar korrekt, allerdings wird der Leser, der diese Nachricht erst nächste Woche liest, damit in die Irre geführt. Das ist in diesem Fall wahrscheinlich nicht so relevant – dennoch sollten Sie beim Verfassen von internen Mitteilungen immer überlegen, ob eine genaue Datumsangabe nicht sinnvoller ist als ein allgemeines „diesen Monat“.

Zweitens sieht man anhand des Beispiels, dass die fünf W-Fragen keinesfalls in Stein gemeißelt sind und durchaus hinterfragt werden dürfen. Denn ist es wirklich relevant, wo ich diesen Artikel geschrieben habe? Wenn ich meinen Auftraggeber darüber informieren will, wie hart ich für ihn arbeite und dass ich sogar meine Wochenenden für ihn opfere, dann wohl kaum. Wenn ich aber meiner besorgten Mutter über den aktuellen Stand meiner Work-Life-Balance Auskunft gebe, könnten die Wörter „Sonne“ und „Balkon“ zumindest zu mildernden Umständen führen. Die fünf W-Fragen sind also kein Korsett, in das Sie Ihre Informationen auf jeden Fall pressen müssen. Sie sind lediglich ein Richtungsweiser, den Sie in Abhängigkeit des Wissens und des Informationsbedürfnisses Ihrer Leserschaft anpassen müssen.

Üben, üben, üben

Nachrichten zu schreiben ist ein Handwerk – keine Kunst. Deshalb kann und muss man das üben. Und das sollten Sie auch tun, bis es Ihnen in Fleisch und Blut übergegangen ist. Ich empfehle hierfür folgende Übung. Erzählen Sie schriftlich die Geschichte eines bekannten literarischen Stücks oder auch den letzten Film, den Sie gesehen haben, nach, als würden Sie sie einem Freund erzählen. Wenn Sie sich für „Romeo und Julia“ entscheiden, könnte das ungefähr so aussehen:

„Die Geschichte spielt in Verona, wo zwei Familien leben, die sich bis aufs Blut hassen und sich ständig bekriegen: Die Montagues und die Capulets. Blöderweise verlieben sich dann ausgerechnet zwei Kinder der Familien ineinander: Romeo, Sohn der Montagues, und Julia, Tochter aus dem Hause Capulet. Die beiden lernen sich auf einem Ball kennen und wissen erst mal gar nicht, dass der andere von der Familie des Todfeindes abstammt. Aber als sie es herausfinden, ist es schon zu spät. Sie sind so verliebt ineinander …“

Und so weiter. Wenn Sie etwas nacherzählen, hangeln sie sich in der Regel chronologisch durch die Ereignisse. Wie der Autor eines klassischen Dramas etablieren Sie zunächst Ort, Zeit und Figuren und arbeiten sich dann Stück für Stück bis zum Höhepunkt vor. Bei einem Glas Wein mag das sehr schön sein, aber in Form einer E-Mail an einem stressigen Tag, würde das nur Augenrollen verursachen.

Stellen Sie sich nun vor, Sie hätten die Ereignisse in Verona als Augenzeuge mitbekommen und müssten nun als Korrespondent einer deutschen Boulevard-Tageszeitung darüber berichten. Ihre Nachricht könnte dann ungefähr so lauten:

„Tragischer Doppelselbstmord zweier Teenager
Verona. Zwei Teenager wurden gestern Nacht tot auf einem Friedhof in Verona aufgefunden. Das männliche Opfer starb infolge der Einnahme von Gift. Die junge Frau erlag ihren Verletzungen, nachdem sich sich einen Dolch in den Körper stach. Die Polizei schließt ein Fremdverschulden aus. Die Ermittlungen konzentrieren sich auf die Frage, wie es zu dieser Tragödie kommen konnte. Zeugen berichten, dass es sich bei den Opfern um ein Paar handelte, dass seine Liebe jedoch aufgrund einer langjährigen Familienfehde nicht ausleben konnte…“

Nicht schön und auch nicht romantisch – aber eine Nachricht, bei der die wichtigsten Fakten zum Ereignis als erstes genannt werden. Und ich habe etwas getan, was die Nachricht – so pietätlos das klingt –  in den Augen des Lesers noch lesenswerter macht. Ich habe ihr eine Überschrift gegeben, die dem Leser schon verrät, worum es in der Nachricht geht. Und sie so geschrieben, dass sein Interesse geweckt ist. Das wird in der internen Kommunikation leider häufig vernachlässigt. Aber auch E-Mails und Memos haben Betreffzeilen. Und diese sollten so formuliert werden, dass der Empfänger sofort weiß, worum es hier gehen wird und welche Priorität die Meldung hat.

Wiederholen Sie die Übung immer und immer wieder. Sie werden feststellen, dass Ihnen gerade das Formulieren des ersten Satzes von Woche zu Woche leichter fallen wird. Die Übung lässt sich natürlich auch variieren und ausbauen. Versuchen Sie beispielsweise mal nur im Nachrichtenstil zu sprechen und begrüßen Sie ihren Partner heute Abend mit dem Satz: „Unser Haushaltsbudget für den Monat Juli reduziert sich aufgrund einer Rundmail eines bekannten Online-Schuhhändlers um voraussichtlich 350 Euro.“

In den nächsten Teilen der Serie kehren wir wieder zum Aufbau eines organisationsinternen Netzwerkes zurück und beschäftigen uns mit der Frage, wie man dafür möglichst viele zum Mitmachen animiert.

Hier finden Sie alle bisher erschienenen Ausgaben zu „i²-Kommunikation“:
Teil 1: i²-Kommunikation – Interne Kommunikation neu gedacht. >>
Teil 2: Jammern oder Yammern? >>
Teil 3: „Und jetzt bitte alle!“ – die Einführung von Microblogging >>
Teil 4: Von der Spielwiese zum Unternehmensnetzwerk >>
Teil 5: Fakten, Fakten, Fakten >>

Über die Autorin: Thea Wulff (geb. 1980) studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Aktuell verantwortet Wulff die Leitung der Bereiche Unternehmenskommunikation und Personalentwicklung. Im April 2013 erschien über medienrot ihr eBook „Über den roten Teppich an die Bar“ – ein kompakter Leitfaden für die Planung und Organisation von Firmenevents und ähnlichen Veranstaltungen.