Internationale Teams und Projekte haben ihre ganz eigenen Herausforderungen. Monique Zander ist Brand Content Managerin bei 99designs und berichtet, wie in dem Design-Start-up kontinentübergreifend kommuniziert wird. Tipps für passende Tools gibt es obendrauf.
Internationalisierung gehört zu den Top-Themen der Start-up Szene. Das Vorhaben, über die Grenzen des Heimatmarktes hinaus erfolgreich zu sein und Zielgruppen auf der ganzen Welt zu erreichen, birgt allerdings kommunikative Herausforderungen.
99designs ist der größte Online-Marktplatz für Grafikdesign. Wir verbinden über eine Million globale Designer mit Kunden aus der ganzen Welt. Gegründet in Australien und mit Headquarter in Oakland (USA) haben wir weitere Büros in Berlin, Brasilien und Japan. Allein das Team unseres Berliner Standortes zählt sieben Nationalitäten.
Aus dieser internationalen Aufstellung ergeben sich sowohl für die interne als auch externe Kommunikation Herausforderungen, die unseren Arbeitsalltag prägen.
Sprachen
Eine Vielzahl an unterschiedlichen Landessprachen macht den Austausch mit Kollegen, Designern und Kunden zu einem kniffligen Unterfangen. Inhalte und Websites verlangen intensive Übersetzungsarbeit.
Zeitzonen & Distanzen
In einem globalen Unternehmen ist gut organisierte Kommunikation essenziell. Zeitzonen fressen Ressourcen und räumliche Distanzen machen es schwer, die Unternehmenskultur in allen Büros einheitlich zu halten.
Kulturelle Hintergründe
Sprache als Teil der Landeskultur ist die eine Seite, kulturell verankerte Verhaltensweisen die andere. Während sich Europa eher zurückhaltend zeigt und Entscheidungen mehrfach überdenkt, ist in den USA immer alles awesome mit deutlich mehr Aktionismus und Entscheidungswillen. Japaner wirken im Vergleich übertrieben höflich und bescheiden.
Gesetzgebung
Landeseigene Gesetze bezüglich Datenschutz, Urheber- und Nutzungsrechten, Markenrecht etc. variieren und erschweren die einheitliche Unternehmenskommunikation. Eine 1-zu-1-Übernahme von Kampagnen und Inhalten in allen Ländern ist beinahe immer ausgeschlossen.
8 Tipps zur Optimierung internationaler Kommunikation
Basiert das Geschäftsmodell auf dem World Wide Web sind kaum Grenzen gesetzt. Das Internet und auch andere Maßnahmen generieren viele Möglichkeiten, das eigene Unternehmen für den globalen Markt zu wappnen.
#1 Internationale, mehrsprachige Mitarbeiter
99designs fokussiert den kleinsten gemeinsamen Nenner und macht die Weltsprache Englisch zur internen Unternehmenssprache. Unverzichtbar ist es darüber hinaus, einen Fachexperten aus dem jeweiligen Land einzustellen, der die Sprache spricht, die lokalen Bedürfnisse kennt und mögliche Konflikte in der externen Kommunikation kontextualisieren kann.
#2 Website-Sprachversionen
Das Mindeste, um im Ausland durchzustarten, ist eine Webseite in der jeweiligen Landessprache. Smartling, eine Übersetzungsmanagement-Plattform, macht es möglich, Webseiten schnell in verschiedenen Sprachen auszurollen und die Kosten im Rahmen zu halten.
#3 Meetingkultur
E-Mails können keine Face-to-Face Kommunikation ersetzen. Ein regelmäßiger Echtzeit-Austausch zwischen den Teams in verschiedenen Ländern ist für einen reibungslosen Arbeitsablauf wichtig. Videokonferenzen mit Blue Jeans oder Google Hangouts tragen zu einer gesunden Unternehmenskultur bei.
#4 Daten-Flow
Wissen ist Macht. Cloud-Speicher, wie Dropbox und Google Drive, oder das webbasierten Projekt-Management-System Basecamp und die Team-Work-Software Atlassian Confluence eignen sich optimal, um die Flut an Daten und Informationen mit allen Kollegen schnell und effektiv zu teilen. Auf 1-2 Tools einigen, sonst wird’s unübersichtlich.
Das Online-Tool Trello vereinfacht das internationale Projektmanagement. Technik macht es möglich, dass mehrere Mitarbeiter aus verschiedenen Ländern gleichzeitig an Dokumenten arbeiten.
#5 Echtzeitkommunikation
Wenn es dringend ist, sorgen Chatprogramme wie Slack für einen schnellen schriftlichen Live-Austausch. Die soziale Komponente dieser Art der Kommunikation (Emojis inklusive) bringt die Teams näher zusammen und ist für ein gutes Klima nicht zu unterschätzen.
#6 Kundenservice in Landessprache
Eine gemeinsame Sprache zu sprechen, generiert Nähe und Vertrauen. Daher ist es für uns wichtig, einen zuverlässigen Kundenservice in Landessprache anzubieten, der telefonisch, per Chat und Mail erreichbar ist. So können wir bestens mit den Kunden interagieren und Beziehungen aufbauen.
#7 Reisen
Kulturen verstehen lernen ist ein weiterer Faktor, der die interne Zusammenarbeit fördert. Nur wer seine Kollegen wirklich kennt und versteht, kann effektiv mit diesen arbeiten. Aus diesem Grund besuchen unsere Mitarbeiter die verschiedenen Büros weltweit und arbeiten temporär von dort.
#8 Technologie, dein Freund und Helfer
Um geografische und zeitliche Distanzen zu meistern, braucht es Werkzeuge, die die Teams zusammenhalten. Die Entwicklung dieser ist rasant. Am Ball bleiben lohnt sich. Ein technischer Chef-Administrator mit einem scharfen Gesamtüberblick sollte für alle Mitarbeiter weltweit als Ansprechpartner in technischen Fragen dienen.
Internationale Kommunikation ist eine Herausforderung, mit einer guten Strategie jedoch mehr als eine Bereicherung für alle.
Über die Autorin:
Monique Zander ist Brand Content Managerin bei 99designs. Im Berliner 99designs Büro kreiert sie aktuelle und spannende Inhalte auf allen Kanälen. Kreatives Schreiben ist ihre Leidenschaft, Kommunikation ihre Mission. Mit einem Augenmerk auf Kunst und Design, Gesellschafts- und Wirtschaftskommunikation ist sie stets auf der Suche nach markanten Gesichtern und packenden Themen.