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Die gute Veranstaltung, Teil 2

Die Unternehmensparty als PR-Event? Die Leiterin für Personalentwicklung und Unternehmenskommunikation der GrundyUFA Thea Wulff, verrät im zweiten Teil der Serie weitere Tipps und Tricks für die perfekte Firmenparty. Gästelisten, Journalisten und VIPs.

Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste

Für ein richtiges Konzept gilt es neben Anlass und Ziel der Veranstaltung im Vorfeld wichtige Rahmenbedingungen zu klären: Die Anzahl der Gäste und das Budget. Wenn Sie verhindern wollen, dass Sie im Laufe der Vorbereitungen Amok laufen, legen Sie die Zahl der Gäste erst fest, wenn die Gästeliste von allen wichtigen Personen im Unternehmen überprüft und abgenickt worden ist. Und glauben Sie mir, wenn ich Ihnen sage, dass die Gästeliste zu den größten Herausforderungen bei der Planung gehört.

Legen Sie als erstes mit Ihrem Auftraggeber mögliche Teilnehmerkreise fest und einigen Sie sich auf eine erste maximale Anzahl. Sie werden feststellen, dass letztere in den Monaten der Vorbereitung nicht unbedingt eine Konstante sein muss. Die Definition der Teilnehmerkreise sollte so spezifisch wie möglich erfolgen: Laden wir wirklich alle Kunden ein oder nur Kunden mit einem gewissen Mindestumsatz? Alle Mitarbeiter oder nur das Management? Welche potentiellen Geschäftspartner sind wichtig? Wie definieren sich wichtige zu ladende Dienstleister?

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Greifen Sie für die konkrete Gästeliste auf im Unternehmen bestehende Verteiler (z.B. Liste für Weihnachtskarten) zurück und involvieren Sie alle Mitarbeiter mit Kontakt zu externen Anspruchsgruppen des Unternehmens. Und ganz wichtig: Fordern Sie eine Person im Unternehmen ein – am besten den Geschäftsführer – , die die Gästeliste final abnimmt und entscheidet, wer noch hinzugefügt werden darf oder im Zweifelsfall gestrichen wird. Gästelisten bringen Ihnen Freunde und Feinde fürs Leben gleichermaßen.

Journalisten unterschiedlicher Art

Bei der Erstellung der Gästeliste müssen Sie natürlich den Verteiler für die Journalisten zusammenstellen, die zum Event geladen werden sollen. Dabei empfiehlt es sich in der Regel über drei Gruppen nach zu denken:

  • 1. Fotografen und Journalisten, die ausschließlich am roten Teppich sein dürfen und daher beim Catering nicht einkalkuliert werden müssen.
  • 2. Journalisten und Fotografen, die auf die Veranstaltung dürfen und über die Party berichten werden.
  • 3. Meinungsführende Fach-Journalisten Ihrer Branche bzw. aus der Branche des Auftrag gebenden Unternehmens, die nicht über die Veranstaltung berichten werden, aber die Gelegenheit für Hintergrundgespräche oder einen Erstkontakt nutzen könnten.

Die wichtigen Vertreter aus Gruppe drei werden Sie kennen. Wenn Sie keinen Verteiler für Gruppe eins und zwei haben, holen Sie sich die Unterstützung einer darauf spezialisierten PR-Agentur. Der Aufbau eines neuen Verteilers kostet Sie Zeit, die Sie nicht haben werden, und Sie sollten auch nicht den Aufwand für das sogenannte „Nachtelefonieren“ unterschätzen.
Für die zweite Gruppe empfiehlt es sich einen „Fotosschluss“ zu vereinbaren – also eine Uhrzeit, ab der nicht mehr fotografiert wird und betrunkene Gäste in die Torte fallen dürfen. In Zeiten von Handykameras und Internet sollten Sie sich aber nicht mehr allzu sehr auf solche Vereinbarungen verlassen.

VIPs und solche die so tun als ob

Prominente Gäste verleihen Ihrer Veranstaltung einen gewissen Glanz, sorgen für Gesprächsstoff, lassen die anderen Gäste sich gleich ein bisschen wichtiger fühlen und sind für Journalisten ein Grund mehr, zu Ihrem Event zu kommen. Wenn sie das alles für Ihre Party nutzen wollen, überlegen Sie sich, was die geladenen Prominenten davon haben könnten zu Ihrer Veranstaltung zu erscheinen.

Wenn Sie für einen TV-Produzenten arbeiten, ist es zugegebener Maßen nicht so schwer Promis für den roten Teppich zu finden. Als Hersteller von Motorkühlflüssigkeit wird es da schon ein wenig komplizierter. Deshalb denken Sie nicht unbedingt, wie ein Bild-Zeitungs-Redakteur. Lokale Größen aus Politik und Wirtschaft können die oben genannten Effekte genauso erzielen wie prominente Schauspieler. Im Freundeskreis des Auftraggebers finden sich meist ebenfalls geeignete Kandidaten, die für Blitzlichtgewitter am Eingang Ihrer Veranstaltung sorgen. Es gibt auch Prominente, die sich für ihr Erscheinen bezahlen lassen. Finger weg davon! Denn spätestens auf die Nachfrage von Journalisten, warum man denn heute Abend hier sei, wird es meistens einfach nur peinlich.

Lesen Sie auch die bisher erschienenen Beiträge zur Serie:

Teil 1 – Was wollen Sie eigentlich? >>
Teil 2 – Das Schlimmste überhaupt: Die Gästeliste. >>
Teil 3 – Mit 100 Euro sind Sie dabei. >>
Teil 4 – Listen-Mania. >>
Teil 5 – Von Käsespieß-Kugeln und Mett-Igeln. >>
Teil 6 – Zeit für ein Geständnis. >>
Teil 7 – Der richtige Zeitpunkt. >>
Teil 8 – Einladen und managen. >>
Teil 9 – Fragen, Fragen, nichts als Fragen … >>
Teil 10 – Noch mehr Fragen und immer noch nichts als Fragen … >>
Teil 11 – Das große Finale oder Schluss, aus, Ende. >>

thea_wullf_grundyufa_150x150pxÜber die Autorin: Thea Wulff studierte zunächst Medien- und Kommunikationswirtschaft an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg. Nach ihrem Abschluss baute Wulff ab 2003 die Abteilung Unternehmenskommunikation für den TV-Produzenten GrundyUFA auf. 2007 folgte der Auftrag zum Aufbau einer unternehmensinternen Aus- und Weiterbildungsstätte für Mitarbeiter, die sie inzwischen zur Personalentwicklung ausbaute. 2011 machte Wulff einen weiteren Abschluss an der FH Deggendorf zur Human Resources Managerin. Seit 2013 ist sie Head of Communication & Human Resources bei UFA SERIAL DRAMA, ehemals GrundyUFA.