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Delegieren von Aufgaben – So geht es richtig!

Will man, dass etwas richtig gemacht wird, muss man es selbst machen. Es dauert ja auch eh zu lang, einem anderem die Aufgabe zu erklären. Da hat man es doch schnell allein erledigt.

Bei Vielen häuft sich die Arbeit geradezu auf dem Schreibtisch und kommt etwas Neues hinzu, wird dies mit einem Seufzen hingenommen. Man will ja schließlich auch nicht wirken, als könne man nicht mit der Verantwortung umgehen oder aber die Kontrolle verlieren. Erkennen Sie sich vielleicht in diesen Aussagen wieder? Vielleicht wäre es an der Zeit etwas abzugeben, also Aufgaben zu delegieren. Wie? Indem Sie Verantwortung, Aufgaben oder Kompetenzen auf andere übertragen. Dabei spielt die richtige Kommunikation eine entscheidende Rolle.

Wie viele Führungskräfte, Projektleiter und auch so einige Angestellte bestätigen können, ist die Sache mit dem Delegieren manchmal gar nicht so einfach. Keine Sorge, sie kann erlernt werden und sobald das einmal gelungen ist, schafft es Ihnen nicht nur mehr Zeit für das Wesentliche sondern auch mehr Arbeitsglück.

Fünf gute Gründe für die Delegation von Aufgaben?

  1. Zeitersparnis
    Wenn Sie etwas selbst erledigen, geht das am schnellsten. Sie müssen die Aufgabe nicht erklären, nichts nacharbeiten, keine Rückfragen beantworten.Kurzfristig mag das vielleicht der Fall sein, auf lange Sicht lohnt sich aber der Aufwand, jemand anderen einzuarbeiten. Ist dies einmal geschehen, räumen Sie sich Zeit ein, die Sie für andere Aufgaben aufbringen können – das Managen eines Projektes und Ihrer Mitarbeiter zum Beispiel.
  2. Erhöhte Qualität des Endproduktes
    Auch wenn du meinst, du weißt am allerbesten, wie die Aufgabe zu erledigen ist, könnte es nicht sein, dass der junge Kollege, der seit Kurzem in der Marketingabteilung ist, eine bessere Idee hat, die Print-Anzeige umzusetzen? Bereits der Austausch, der vor jeder Aufgaben-Delegation stattfindet, kann so einige neue Impulse schaffen, die zu einem besserem oder schnellerem Endergebnis führen.
  3. Weiterentwicklung für Mitarbeiter
    Werden Aufgaben richtig delegiert, so profitieren alle davon. Die, die abgeben, weil sie sich Freiräume schaffen, die, die Aufgaben übernehmen, weil sie die Gelegenheit haben, sich neue Fähigkeiten anzueignen.Angestellte lernen mit Verantwortung umzugehen und die Mitarbeiterzufriedenheit Lassen Sie sich von der Kreativität und dem Können überraschen, das in Ihren Kollegen und Ihrem Team steckt.
  4. Steigerung der Firmeneffizienz
    Wird das Wissen und die Erfahrung aller genutzt, so steigt die Effizienz des gesamten Unternehmens. Projekte und Aufgaben werden schneller und mit höherer Qualität fertiggestellt.Packt man etwas gemeinsam an, schafft man natürlich mehr und desto mehr Leute wissen, was erwartet wird und wie sie diese Anforderungen erfüllen, desto effizienter wird gearbeitet. Ganz nach dem Motto: Ich bin gut, zusammen sind wir besser.
    Aber denken Sie daran: Projekte müssen immer noch koordiniert werden – erst recht, wenn mehr als eine Person involviert ist.
  5. Beweisen Sie, dass Sie Ihren Mitarbeitern vertrauen
    Die Motivation Ihrer Mitarbeiter und Kollegen wird steigen, wenn ihnen interessante und verantwortungsvolle Aufgaben übertragen werden. Beweisen Sie, dass Sie anderen vertrauen, die Arbeit genauso gut oder noch besser zu verrichten als Sie es könnten.Beziehen Sie Kollegen in Entscheidungen ein und übertragen Sie neben der Aufgabe auch die benötigten Kompetenzen. An dieser Stelle ist es aber wichtig zu erwähnen, dass das Ziel der Delegation von Aufgaben nicht ist, den eigenen Schreibtisch restlos leerzuräumen. Mit einer positiven Einstellung zur Aufgabe und dem Kollegen gegenüber, der die Aufgabe übernehmen soll, verhindern Sie, dass dieser das Gefühl hat, Sie würden etwas auf ihn abwälzen.

Wie delegiert man Aufgaben richtig?

Zuallererst: Nicht jede Arbeit ist delegierbar. Ist eine Aufgabe für ein Projekt kritisch, muss zeitnah erfüllt werden und nur Sie haben derzeit die Kompetenzen dazu, so bleibt dieses Projekt bei Ihnen. Gleiches gilt für Vorgesetzte ebenfalls für die meisten Projektmanagement- und Führungsaufgaben. Die Kontrolle und Hauptverantwortung für vieles können und sollten Sie nicht abgeben.

Definieren Sie also genau, was Sie delegieren möchten und finden Sie im zweiten Schritt den Mitarbeiter, der zur Erledigung dieser Aufgaben am besten geeignet ist. Hierfür ist es natürlich wichtig, dass Sie die Stärken und Schwächen aber auch die Vorlieben jedes Ihrer Teammitglieder kennen. Ziehen Sie auch die Auslastung jedes Kollegen in Betracht und vergessen Sie nicht auch hier in die Zukunft zu denken.

Ok – Was und an wen, hätten wir also geklärt. Der Rest ist nicht mit einem Post-It am Monitor oder einer kurzen E-Mail getan. Nein – Kommunikation ist wichtig und ohne kann nicht richtig delegiert werden. Unsere Infografik zeigt auf, welche Schritte auf keinen Fall fehlen dürfen, um eine Aufgabe erfolgreich zu übertragen und Mitarbeiter weiterzuentwickeln:

Denken Sie daran: Haben Sie eine Aufgabe abgegeben, so heißt das nicht, dass Sie überhaupt keine Verantwortung mehr für diese tragen. Versuchen Sie den Überblick zu behalten, wer an was arbeitet und was der Stand der jeweiligen Projekte ist, ohne aber in Mikromanagement zu verfallen. Diesen Balanceakt erfolgreich zu meistern, können Sie erlernen und auch hierfür ist eine gute Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern sowie ein Gespür für deren Motivation ausschlaggebend. Wurden alle Kenntnisse, Informationen und Dokumente übermittelt?

Ist die Aufgabe abgeschlossen, so führen Sie mit Ihrem Kollegen ein konstruktives Feedbackgespräch. Was lief besonders gut? Was könnte besser gemacht werden? Aber auch: Wie hat sich der Mitarbeiter bei der Arbeit an diesem Projekt gefühlt?

Welche Aussagen sollten Sie beim Delegieren von Aufgaben vermeiden?

„Auch wenn Sie so etwas noch nie gemacht haben, fangen Sie einfach mal an.“

Jeder Mitarbeiter, der diesen Satz zu hören bekommt, wird wahrscheinlich erst einmal in Stress verfallen. Klar, Herausforderungen sind gut und man will neue Verantwortung übertragen bekommen aber man benötigt auch die Zeit zu lernen und einen Lösungsweg zu finden. Wäre es nicht besser, der Mitarbeiter, an den Sie etwas delegieren möchten, erhält die Möglichkeit von einem erfahrenem Kollegen oder Ihnen selbst zu lernen?

Außerdem fehlt in dieser Aussage die Klarheit. Weiß Ihr Mitarbeiter wirklich, welche Kriterien er beachten muss?

„Ich bin jetzt erst einmal für ein paar Tage unterwegs und wenn ich wiederkomme, will ich, dass alles erledigt ist. „

Wie gesagt, Kommunikation ist beim richtigen Delegieren von Aufgaben äußerst wichtig. Selbst wenn Sie nicht persönlich für Rückfragen zur Verfügung stehen können, stellen Sie sicher, dass andere erfahrene Mitarbeiter da sind oder setzen Sie Deadlines so, dass Dinge auch noch nach Ihrer Rückkehr geklärt werden können.

„So hätte ich das jetzt aber nicht gemacht.“

Niemand wird mehr eine Aufgabe übernehmen wollen, wenn Sie versuchen Ihren Weg zur Lösung eines Problems immer und überall durchzusetzen. Prinzipiell ist es doch nur vorteilhaft, wenn jemand anderes einen neuen Ansatz findet, eine Aufgabe ebenso gut zu erledigen.

„Darüber hätten Sie aber schon einmal eher mit mir sprechen sollen!“

 Nichts ist demotivierender als tagelang über ein Projekt zu brüten, dieses abzuliefern und dann zu hören, dass man irgendwo eine falsche Abbiegung nahm und das eigentliche Ziel der Aufgabe verfehlt hat.

Für einige Aufgaben ist es sinnvoll, Meilensteine einzubauen und sicherzustellen, dass sich die übertragene Arbeit auf dem richtigen Weg befindet. Verlieren Sie als Führungskraft den Überblick, ist nicht unbedingt Ihr Mitarbeiter daran schuld.

Delegation von Aufgaben – Fazit:

Werden Kompetenzen, Aufgaben und Kenntnisse in einem Unternehmen geteilt, so profitieren alle davon. Führungskräfte, da sie entlastet werden, Mitarbeiter, da sie die Chance haben, sich weiterzuentwickeln und mehr Verantwortung zu übernehmen. Um richtig zu delegieren muss aber einiges beachtet werden. Kurz gesagt: Erfolgreiches Delegieren bedeutet informieren, kommunizieren und kontrollieren.

Was sind Ihre Erfahrungen? Oder fallen Ihnen weitere No-Go-Aussagen beim Delegieren von Aufgaben ein?


Über den Autor:  Als Chief Happiness Officer und Führungscoach beschäftigt sich Dipl.-Ing. Saleh Amiralai mit den Themen Mitarbeiterzufriedenheit  Positive Leadership und Arbeitsglück. Er war selbst lange Zeit Manager und weiß, wie schwierig sich manche Führungsaufgaben gestalten können. Mit Coachings und Workshops unterstützt er heute Unternehmen und bringt die eigenen Erfahrungen ein.